Muita gente tem uma rela\u00e7\u00e3o de amor e \u00f3dio com e-mails\u00a0profissionais. Ao mesmo tempo em que facilitam e aceleram a comunica\u00e7\u00e3o do dia a dia, as mensagens eletr\u00f4nicas frequentemente causam aborrecimentos e at\u00e9 conflitos com colegas, chefes\u00a0e subordinados.<\/p>\n
Quase sempre, a irrita\u00e7\u00e3o provocada pelos recados \u00e9 resultado do\u00a0comportamento desatento dos seus remetentes. As gafes v\u00e3o do excesso de informalidade na linguagem ao uso indevido de bot\u00f5es como \u201cResponder a todos\u201d e \u201cMandar com c\u00f3pia oculta\u201d.<\/p>\n
Quer saber voc\u00ea est\u00e1 respeitando a etiqueta corporativa quando o assunto \u00e9 e-mail de trabalho? O site Business Insider compilou os erros mais graves que um profissional pode cometer com a ferramenta. Confira os 7 piores a seguir:<\/p>\n
1. Escrever a palavra \u201curgente\u201d no assunto quando a quest\u00e3o n\u00e3o \u00e9 urgente<\/strong> \u201cSe voc\u00ea abusar do termo ‘urgente’, ser\u00e1 como o menino que gritava \u2018lobo\u2019 naquela famosa hist\u00f3ria infantil\u201d, diz Rosemary Haefner, diretora de RH. N\u00e3o vai demorar muito para que ningu\u00e9m mais preste aten\u00e7\u00e3o em voc\u00ea \u2014 inclusive quando houver uma emerg\u00eancia real.<\/p>\n 2. N\u00e3o colocar nada (ou escrever algo muito vago) no assunto<\/strong> Escrever algo muito gen\u00e9rico ou indefinido, como \u201cOl\u00e1\u201d ou \u201cPara seu conhecimento\u201d, tamb\u00e9m pode gerar aborrecimento e at\u00e9 desestimular a abertura da sua mensagem. Um e-mail de trabalho com boas chances de ser lido e respondido normalmente tem uma frase de assunto clara, objetiva e concisa.<\/p>\n 3. Deixar passar muitos erros de digita\u00e7\u00e3o<\/strong> Como hoje em dia muita gente manda e-mails pelo smartphone, enquanto est\u00e1 se deslocando, n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o grave haver um ou outro erro de digita\u00e7\u00e3o, diz Vicky Oliver, autora do livro \u201c301 respostas inteligentes para perguntas dif\u00edceis de etiqueta corporativa\u201d, ao Business Insider. Por\u00e9m, mais de um deslize por e-mail \u00e9 visto como algo pouco profissional.<\/p>\n 4. Incluir m\u00faltiplos destinat\u00e1rios quando a conversa \u00e9 particular<\/strong> O mesmo vale para a op\u00e7\u00e3o \u201cMandar com c\u00f3pia\u201d: s\u00f3 vale copiar colegas, chefes ou clientes se a conversa for de fato relevante para eles. O problema \u00e9 que muita gente faz isso de forma autom\u00e1tica. Na d\u00favida, \u00e9 melhor perguntar ao destinat\u00e1rio \u201cextra\u201d se ele deseja ou n\u00e3o acompanhar o di\u00e1logo.<\/p>\n 5. Abusar da op\u00e7\u00e3o \u201cMandar com c\u00f3pia oculta\u201d<\/strong> \u201cSe eu recebo algo com c\u00f3pia oculta, a primeira coisa que eu penso \u00e9: e se aquela pessoa tamb\u00e9m n\u00e3o est\u00e1 incluindo outros recipientes ocultos nas mensagens que troca comigo?\u201d, diz a especialista ao Business Insider. \u00c9 melhor deixar a lista de destinat\u00e1rios aberta ou, em \u00faltimo caso, mandar um e-mail espec\u00edfico para informar aquela pessoa sobre detalhes de uma conversa \u00e0 qual tecnicamente n\u00e3o pertence.<\/p>\n 6. Escrever mensagens longas demais<\/strong> Se voc\u00ea deseja que a sua mensagem seja lida, \u00e9 melhor que ela seja objetiva e sucinta. Outra dica \u00e9 quebrar grandes blocos de texto em par\u00e1grafos menores, ou organizar suas ideias em t\u00f3picos enumerados. Recursos como o negrito e o it\u00e1lico, se usados com modera\u00e7\u00e3o, tamb\u00e9m podem ajudar a compor uma mensagem mais palat\u00e1vel e convidativa.<\/p>\n 7. Ter uma linguagem formal ou informal demais<\/strong> Ao mesmo tempo, tudo tem limite: para Haefner, usar muitos pontos de exclama\u00e7\u00e3o, emoticons<\/em>, cores ou fontes extravagantes pode ser visto como pouco profissional. A informalidade em excesso pode ser problem\u00e1tica especialmente se voc\u00ea est\u00e1 falando com uma pessoa de outra gera\u00e7\u00e3o, que talvez esteja acostumada a um tom mais tradicional em di\u00e1logos por escrito.<\/p>\n
\nNa tentativa de for\u00e7ar a abertura da sua mensagem pelo destinat\u00e1rio, muita gente escreve palavras alarmantes no assunto do e-mail. A t\u00e1tica pode funcionar da primeira ou da segunda vez, mas perde efetividade com a repeti\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
\nOutra gafe imperdo\u00e1vel \u00e9 mandar um e-mail sem nada no campo \u201cassunto\u201d, diz\u00a0Amanda Augustine, especialista em carreira. A situa\u00e7\u00e3o pode ser muito irritante, porque obriga a outra pessoa a abrir o seu recado para descobrir do que se trata.<\/p>\n
\nQuando o assunto \u00e9 a escrita no trabalho, n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 com equ\u00edvocos gramaticais que voc\u00ea deve se preocupar. Por mais inofensivos que pare\u00e7am, os erros de grafia provocados pela pressa na hora de digitar tamb\u00e9m podem prejudicar a sua imagem.<\/p>\n
\nPecado comum tamb\u00e9m no WhatsApp, mandar e-mails direcionados a um \u00fanico indiv\u00edduo para o grupo todo pode ser extremamente irritante. \u201cS\u00f3 aperte o bot\u00e3o \u2018responder para todos\u2019 quando a sua resposta for realmente necess\u00e1ria para todos\u201d, diz Haefner.<\/p>\n
\nNa vis\u00e3o de Oliver, pessoas que usam demais o famigerado bot\u00e3o \u201cCco\u201d em e-mails de trabalho podem ser vistas com desconfian\u00e7a pelos demais.<\/p>\n
\nPesquisas j\u00e1 mostraram que as pessoas levam, em m\u00e9dia, de 15 a 20 segundos para ler um e-mail. Um mapeamento do Nielsen Norman Group tamb\u00e9m revelou que o olhar se concentra nas primeiras palavras e frases do topo do e-mail, e o interesse vai diminuindo conforme o texto avan\u00e7a para baixo.<\/p>\n
\nO tom de qualquer e-mail profissional deve refletir fielmente o grau de intimidade que voc\u00ea tem com o seu destinat\u00e1rio. Mas, por mais que voc\u00ea n\u00e3o o conhe\u00e7a t\u00e3o bem, \u00e9 preciso tomar cuidado para n\u00e3o parecer um rob\u00f4. \u201c\u00c9 bom temperar as suas mensagens com um pouco de entusiasmo e personalidade\u201d, diz Oliver.<\/p>\n