Ferramentas digitais s\u00e3o \u00fateis para inovar e estimular a produtividade no trabalho. Como muitas s\u00e3o gratuitas, os resultados obtidos tendem a ter um custo-benef\u00edcio vantajoso para o trabalhador ou empreendedor. No entanto, qualquer ferramenta – digital ou anal\u00f3gica – \u00e9 in\u00fatil se n\u00e3o forem acompanhadas pelas habilidades.<\/p>\n
“Quando as pessoas me pedem conselhos sobre qual software utilizar para aumentar a produtividade, eu fa\u00e7o a seguinte pergunta: ‘como o software se encaixa no processo de fluxo de gest\u00e3o atual?’ Com frequ\u00eancia, descobrimos o problema real: n\u00e3o existe processo de fluxo de gest\u00e3o”,\u00a0explica a consultora e palestrante Maura Thomas.<\/p>\n
O problema atinge desde grandes companhias que se descuidam em rela\u00e7\u00e3o aos processos internos — e acabam acumulando perdas – quanto funcion\u00e1rios e pequenos empreendedores. As tarefas entulham a lista de afazeres, o estresse dispara e a produtividade despenca.<\/p>\n
Para evitar esse quadro e manter o fluxo de trabalho, gerar resultados e aumentar a produtividade, ao menos quatro solu\u00e7\u00f5es s\u00e3o de fundamental import\u00e2ncia antes de se lan\u00e7ar m\u00e3o da tecnologia.<\/p>\n
Esse \u00e9 o principal recurso de qualquer pessoa. Seja para conquistar um objetivo ou concluir uma tarefa simples, o tempo que for consumido no processo n\u00e3o poder\u00e1 ser recuperado. Por isso, \u00e9 necess\u00e1rio saber estipular metas, definir prioridades e saber focar no que vai gerar resultado e valor.<\/p>\n
Uma dica para gerir melhor o tempo no trabalho \u00e9 lembrar do princ\u00edpio de Pareto: 20% dos esfor\u00e7os v\u00e3o gerar 80% dos resultados. Apesar de ser uma regra emp\u00edrica e generalista, pode-se notar algo de verdadeiro nela durante o cotidiano.<\/p>\n
Todos os clientes d\u00e3o o mesmo retorno em vendas ou apenas alguns deles respondem pelo maior volume de compras? Sendo assim, em quais clientes, ou grupos de clientes, os vendedores devem gastar mais tempo fidelizando?<\/p>\n
Para atividades de escrit\u00f3rio, algumas ferramentas podem ajudar a desenvolver a disciplina necess\u00e1ria para usar melhor o tempo. Existem v\u00e1rias t\u00e9cnicas e tecnologias dispon\u00edveis, mas a mais popular \u00e9 a Pomodoro.<\/p>\n
Sua base tamb\u00e9m \u00e9 emp\u00edrica, mas a ampla aceita\u00e7\u00e3o desde que foi criada no anos 1980, mostra que ela pode ser uma aliada da produtividade. Funciona da seguinte maneira: um temporizador marca 25 minutos, durante os quais o usu\u00e1rio deve trabalhar ininterruptamente. Em seguida, ele pode tirar cinco minutos de descanso. Ap\u00f3s quatro s\u00e9ries, o tempos de descanso \u00e9 maior, variando entre 15 e 30 minutos.<\/p>\n
Existe uma raz\u00e3o para essas pausas: o segredo da produtividade est\u00e1 nos intervalos. O nosso corpo funciona em ciclos,\u00a0e n\u00e3o \u00e9 diferente com o c\u00e9rebro. O tempo m\u00e1ximo que conseguimos manter o foco varia entre 90 e 120 minutos. Portanto, n\u00e3o adianta virar as noites em claro com os olhos na papelada; provavelmente voc\u00ea n\u00e3o estar\u00e1 produzindo nada.<\/p>\n
Em qualquer atividade, qualquer que seja a escala de trabalho, dominar o processo \u00e9 a \u00fanica maneira de garantir o resultado final com qualidade. O controle de processos \u00e9 uma disciplina conhecida quando o assunto \u00e9 automa\u00e7\u00e3o industrial: cada etapa precisa ser milimetricamente ajustada para que o produto tenha a qualidade desejada com riscos mitigados.<\/p>\n
Qualquer atividade, no entanto, pode ser descrita em processos. “Se voc\u00ea n\u00e3o \u00e9 capaz de descrever o que voc\u00ea faz como um processo, voc\u00ea n\u00e3o sabe o que est\u00e1 fazendo”, costumava afirmar o estat\u00edstico e professor norte-americano Edwards Deming.<\/p>\n
Deming se notabilizou pelas melhorias nos processos produtivos nas empresas ap\u00f3s a Segunda Guerra Mundial, especialmente no Jap\u00e3o. Seu m\u00e9todo de gest\u00e3o com foco na qualidade total abrange 14 t\u00f3picos e \u00e9 uma refer\u00eancia at\u00e9 hoje para altos executivos. Os pontos foram descritos no livro\u00a0Out of crisis\u00a0(edi\u00e7\u00e3o em portugu\u00eas esgotada).<\/p>\n
Portanto, organizar suas atividades como processos \u00e9 uma t\u00e9cnica que ir\u00e1 otimizar a produtividade e melhorar a qualidade do produto ou servi\u00e7o final. Como efeito virtuoso, essa pr\u00e1tica reduz o estresse ao deixar claro qual o pr\u00f3ximo passo e o que fazer para execut\u00e1-lo.<\/p>\n
Em entrevista \u00e0\u00a0Revista Administradores, o fundador e diretor da Valios Internacional, Luiz Gustavo Gama, defendeu que a melhor maneira de executar as tarefas com excel\u00eancia e cumprir prazos \u00e9 simplificar e entender as pr\u00f3ximas etapas.<\/p>\n
“Muitos gestores, por terem muita informa\u00e7\u00e3o, confundem excesso de ferramentas com efici\u00eancia, e isso \u00e9 um risco tremendo”, afirmou. “Se o gestor desenvolver o h\u00e1bito de apenas pensar no pr\u00f3ximo passo, sem d\u00favida ir\u00e1 executar projetos com excel\u00eancia sempre”, garante Gama.<\/p>\n
Existem in\u00fameras t\u00e9cnicas de gerenciamento de projetos com abordagens diferentes para cada tipo de ind\u00fastria. Novos softwares prometem ajudar a turbinar a produtividade e a resolver todos os problemas. Mas, se o trabalhador ou gestor n\u00e3o tiver a clareza do pr\u00f3ximo passo a ser dado em dire\u00e7\u00e3o ao objetivo estrat\u00e9gico da companhia, estar\u00e1 desperdi\u00e7ando tempo e dinheiro.<\/p>\n
Para lembrar desses conselhos e aplic\u00e1-los no dia a dia, \u00e9 preciso observar os resultados e manter a motiva\u00e7\u00e3o. Leo Babauta, consultor e autor do blog\u00a0Zen Habits, lembra que a motiva\u00e7\u00e3o \u00e9 como um m\u00fasculo: para fortalecer, \u00e9 preciso exercitar todos os dias.<\/p>\n
E a melhor maneira para que isso aconte\u00e7a \u00e9 olhar para os resultados. Se a atividade est\u00e1 sendo bem executada, de maneira \u00f3tima e de acordo com processos firmes, o resultado tende a ser bom. Mais vendas, clientes mais satisfeitos, produto mais bem acabado, menos acidentes de trabalho.<\/p>\n
Se conhecemos as virtudes dos atos pelos resultados produzidos, temos uma garantia de que \u00e9 poss\u00edvel replic\u00e1-los e obter mais resultados. E nisso consiste a produtividade: fazer mais e melhor com menos esfor\u00e7o, menos recursos e em menos tempo.<\/p>\n