As reuni\u00f5es se tornaram o pesadelo de profissionais que trabalham no mundo corporativo. Longas, excessivas e, muitas vezes, desnecess\u00e1rias, elas s\u00e3o uma fonte de perda de tempo e de recursos humanos \u2014 sem falar em dinheiro. Segundo a consultoria de gest\u00e3o Bain & Company, atividades como essa consomem 25% ou mais da jornada de trabalho de um funcion\u00e1rio. \u201cEncontros ineficientes e troca-troca de e-mails representam um desperd\u00edcio de mais de um dia de trabalho por semana\u201d, afirma Gustavo Camargo, s\u00f3cio da Bain & Company, em S\u00e3o Paulo.<\/p>\n
De olho nesse gasto invis\u00edvel, algumas organiza\u00e7\u00f5es declararam guerra aos encontros de neg\u00f3cio \u2014 a crise, acompanhada pela urg\u00eancia da redu\u00e7\u00e3o de custos, ajudou no movimento. Foi o que aconteceu na Alelo, administradora de cart\u00f5es de benef\u00edcios. Ao adotar um modelo de gest\u00e3o com foco no alto desempenho, a quest\u00e3o veio \u00e0 tona. \u201cNos grupos de discuss\u00e3o, a carga de trabalho e as horas extras sempre apareciam como aspectos a serem aprimorados\u201d, diz Soraya Bahde, diretora de RH.\u00a0Investigando as queixas, a equipe de recursos humanos detectou uma das origens da sobrecarga: as reuni\u00f5es. \u201cAs pessoas passavam muito tempo nesses compromissos e acumulavam as demais tarefas\u201d, afirma.<\/p>\n
Uma das primeiras iniciativas foi elaborar um guia de boas pr\u00e1ticas. O documento, divulgado para toda empresa, leva as pessoas a refletirem se o encontro \u00e9 realmente necess\u00e1rio, o tempo que deve demorar, e a pontualidade para in\u00edcio e t\u00e9rmino da conversa.<\/p>\n
A batalha incluiu outras medidas, como um treinamento de produtividade e gest\u00e3o do tempo, baseado na metodologia\u00a0Getting Things Done<\/em>\u00a0(GTD), e a instala\u00e7\u00e3o de um painel de check-in e check-out na porta das salas de reuni\u00e3o. Se os participantes n\u00e3o chegam at\u00e9 15 minutos depois do hor\u00e1rio agendado, a reserva \u00e9 cancelada. Depois de quase dois anos do in\u00edcio da mudan\u00e7a, a Alelo alcan\u00e7ou alguns resultados. Na \u00faltima pesquisa de clima, 76% dos respondentes consideraram que o tempo dedicado ao trabalho \u00e9 equilibrado, contra 68% em 2016. No quesito efici\u00eancia dos processos corporativos, 67% fizeram elogios, superando os 58% do ano anterior.<\/p>\n J\u00e1 a farmac\u00eautica Roche encontrou uma forma divertida para combater as reuni\u00f5es in\u00fateis, usando a figura de her\u00f3is e de vil\u00f5es para representar as boas e as m\u00e1s pr\u00e1ticas. A estrat\u00e9gia ajudou a tratar assuntos delicados, como a falta de preparo dos participantes. \u201cAs pessoas eram incentivadas a identificar os comportamentos louv\u00e1veis, sem apontar dedo para os vil\u00f5es\u201d, diz Regina Moura, diretora de comunica\u00e7\u00e3o corporativa. O efeito veio um ano depois. Uma pesquisa interna realizada em maio de 2017 mostrou que caiu de 56% para 42% a quantidade de funcion\u00e1rios da Roche que consideram os encontros ineficazes.<\/p>\n Exemplo que vem de cima<\/strong><\/p>\n Para Christian Barbosa, presidente da consultoria com foco na gest\u00e3o do tempo e produtividade TriadPS, as companhias devem tomar cuidado para n\u00e3o cair nos modismos. \u201cDiminuir a dura\u00e7\u00e3o ou obrigar os participantes a ficarem de p\u00e9 s\u00e3o modas que funcionam pontualmente para mudar um h\u00e1bito. Para uma transforma\u00e7\u00e3o verdadeira \u00e9 necess\u00e1rio olhar o contexto de maneira mais ampla e conscientizar a empresa inteira\u201d, diz. Justamente por isso, o especialista considera que os l\u00edderes t\u00eam um papel fundamental. \u201cSe eles n\u00e3o mudarem, o comportamento errado ir\u00e1 perpetuar.\u201d<\/p>\n Na Merck, ind\u00fastria farmac\u00eautica e qu\u00edmica de origem alem\u00e3, a transforma\u00e7\u00e3o da rotina de reuni\u00f5es partiu do pr\u00f3prio CEO, Guilherme Maradei. Primeiro, a lideran\u00e7a deveria incorporar as novas pr\u00e1ticas para, depois, servir de modelo. \u201cFirmamos um contrato social, nos comprometendo a estimular determinados comportamentos e a evitar outros\u201d, diz o executivo. Na lista do que deveria ser evitado entraram itens como apontar problemas sem propor solu\u00e7\u00f5es e ser pouco objetivo. Para corrigir os h\u00e1bitos, foram introduzidos cart\u00f5es verdes e amarelos nas salas de reuni\u00e3o: o primeiro, sinaliza o comportamento positivo, e o segundo, o n\u00e3o recomendado.<\/p>\n Se nem todos possuem uma conduta exemplar, o RH pode escolher alguns indiv\u00edduos para treinar \u2014 e que ser\u00e3o respons\u00e1veis por manter a ordem na conversa. Foi o que fez a fabricante de c\u00e2meras e acess\u00f3rios fotogr\u00e1ficos Fujifilm Brasil: capacitou funcion\u00e1rios da \u00e1rea de marketing e comunica\u00e7\u00e3o interna para atuarem como mediadores em pautas estrat\u00e9gicas, como a de resultados. \u201cAl\u00e9m de ajudarem no andamento dos t\u00f3picos, eles controlam a dura\u00e7\u00e3o do encontro\u201d, diz Sandra Firmo, supervisora de recursos humanos, que tamb\u00e9m cuidou de outra quest\u00e3o importante para uma boa reuni\u00e3o: a tecnologia. Uma medida simples, por\u00e9m, eficiente, foi o compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es na nuvem. \u201cAntes, eram feitas no m\u00ednimo quatro reuni\u00f5es para a organiza\u00e7\u00e3o de eventos externos. Hoje, acontece apenas uma\u201d, diz Sandra. \u00c9 que os empregados s\u00e3o atualizados constantemente e v\u00e3o para as conversas com o foco exclusivo na pauta.<\/p>\n 10 DICAS PARA UMA REUNI\u00c3O PRODUTIVA<\/strong><\/p>\n <\/p>\n\n