Assistente Administrativo(a) | Facilities

Somos a Donnes, uma empresa especializada em recrutamento e seleção ágil, conectando profissionais a empresas em momentos estratégicos de crescimento.

Estamos apoiando uma empresa global do segmento de tecnologia na busca por uma pessoa para integrar a área de Facilities e Serviços, responsável por apoiar o funcionamento e a organização da estrutura corporativa no dia a dia. A posição terá uma rotina dinâmica, com contato próximo com colaboradores, fornecedores e diferentes áreas da empresa. Buscamos alguém organizado, atento aos detalhes e com iniciativa para receber diferentes demandas, entender prioridades, acompanhar os responsáveis e garantir que cada atividade avance até a sua conclusão.

Sobre o dia a dia:

• Atender e acompanhar chamados de Facilities, entendendo cada solicitação, direcionando as demandas e garantindo os retornos necessários;
• Organizar os espaços corporativos e conduzir as demandas relacionadas a movimentações internas e necessidades de infraestrutura;
• Acionar e acompanhar fornecedores, prestadores de serviços, condomínio e empresas terceirizadas, mantendo controle sobre serviços, prazos e pendências;
• Coordenar o acompanhamento de manutenções preventivas e corretivas, garantindo o andamento das solicitações até a resolução;
• Realizar compras de materiais, insumos e ativos necessários ao funcionamento do escritório;
• Controlar, conferir e lançar notas fiscais relacionadas aos serviços e compras da área;
• Acompanhar a execução dos serviços de limpeza, conservação, copa e demais facilidades do escritório;
• Organizar demandas simultâneas, identificar prioridades e acompanhar cada frente para evitar pendências, atrasos ou retrabalho;
• Atender colaboradores e diferentes áreas da empresa nas necessidades relacionadas à infraestrutura e aos serviços do escritório, atuando como ponto de conexão com os responsáveis por cada demanda.

• Experiência em rotinas administrativas, Facilities, Serviços, Administração Predial ou áreas relacionadas;
• Conhecimento de Excel para controles e acompanhamento das atividades;
• Familiaridade com rotinas administrativas como compras, notas fiscais, fornecedores ou prestação de serviços;
• Organização e atenção aos detalhes para conduzir diferentes demandas sem perder prazos, informações ou acompanhamentos;
• Boa comunicação e facilidade para lidar com colaboradores, fornecedores e diferentes públicos;
• Iniciativa, senso de urgência e capacidade de identificar prioridades em uma rotina com demandas simultâneas;
• Disponibilidade para atuação 100% presencial em São Paulo/SP, de segunda a sexta-feira.

Diferenciais que somam pontos:

• Experiência em Facilities ou na operação administrativa de escritórios;
• Vivência com compras, controle e lançamento de notas fiscais;
• Experiência no acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços;
• Conhecimento de manutenção predial ou infraestrutura corporativa.