Assistente de Diretoria

QUEM SOMOS:TozziniFreire é um escritório full-service que abrange 55 áreas do Direito Empresarial. Nossa missão incorpora o compromisso inabalável com a integridade, responsabilidade social, diversidade e inclusão, valores que norteiam nossas práticas diárias. Buscamos ativamente criar um ambiente plural e acolhedor, o que reflete no alinhamento de todas as nossas vagas com nosso compromisso com a diversidade e a inclusão.Responsabilidades e atribuiçõesManter-se informada quanto aos procedimentos das áreas de apoio;Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby.Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe;Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos.Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio no que se refere à recepção, copa, manutenção, manobrista, fax, cópias, encadernações, digitalização, informática, Paralegal e telefonia, por meio de e-mail informativo e emissão de ND quando necessário, mencionando o débito.Formatar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações.Organizar e controlar os contratos e documentos da equipe/escritório e recebidas pelo cliente;Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc. para equipe e clientes (eventualmente). Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.Auxiliar a equipe no processamento das notas de honorários e revisar e acompanhar as notas de despesas do caso sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo Contas a Receber, recorrendo aos advogados em caso de dúvidas, liberando-as para cobrança.Requisitos e qualificaçõesComo requisitos básicos, você deve ter:Ensino Superior Completo;Vivência com atendimento de equipes e diretoria, preferencialmente em empresas de serviços, será considerado diferencial;Boa comunicação, organização e planejamento.Informações adicionaisOferecemos uma lista completa de benefícios, incluindo: Vale-refeição e/ou vale-alimentação;Vale-transporte;Plano de saúde;Plano odontológico; Seguro de vida em grupo; PPR - Programa de Participação em Resultados. Local de trabalho: Porto Alegre/RS (híbrido)