Auxiliar administrativo - Escritorio de Arquitetura - Sorocaba/SP

Auxiliar Administrativo – Descrição de cargosÁrea: Administrativo / OperacionalMissão do cargoGarantir a organização e o bom funcionamento das rotinas administrativas do escritório de arquitetura, oferecendo suporte à equipe técnica e à gestão por meio do controle de agendas, prazos, documentos, processos e demandas internas, contribuindo para a produtividade, a qualidade das entregas e o cumprimento dos compromissos assumidos com clientes e parceiros.Relacionamentos internos e externos: Arquitetos, designers, coordenadores de projetos, direção, clientes, fornecedores, prestadores de serviços e parceiros do escritório.1. Descrição das principais atividades e responsabilidades1. Gestão de agenda e controle de prazos2. Organização de documentos e arquivos3. Organização e acompanhamento de processos4. Atendimento e comunicação5. Suporte administrativo aos projetos de arquitetura6. Rotinas administrativas e controles internos2. Competências necessárias para o cargoCompetências comportamentais: (Organização, Planejamento, Proatividade, Atenção aos detalhes,  comunicação, Responsabilidade com prazos, Discrição e confidencialidade).Habilidades técnicasDomínio de ferramentas pacote office;Facilidade com agendas digitais, calendários compartilhados e ferramentas de organização de tarefas.Organização de documentos em nuvem e sistemas de gestão de arquivos.Elaboração de planilhas, relatórios, atas e controles administrativos.Controle de prazos, pendências, responsáveis e cronogramas.Comunicação escrita profissional, com boa redação e revisão de textos.Facilidade para aprender sistemas de gestão de projetos e processos.Conhecimento básico de rotinas administrativas, atendimento e organização documental.Capacidade de acompanhar fluxos de trabalho sem perder informações ou prazos.3. Requisitos e qualificaçõesEscolaridade: Ensino médio completo. Desejável curso técnico, tecnólogo ou graduação em Administração, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.Experiência profissional: Desejável experiência anterior em funções administrativas, secretariado, assistência de projetos ou suporte à gestão. Experiência em escritórios de arquitetura, engenharia, design de interiores ou empresas de projetos será um diferencial.Conhecimentos desejáveisExcel ou Google Planilhas.Ferramentas de agenda e gestão de tarefas.Organização de arquivos digitais e documentos.Familiaridade com o fluxo de trabalho de um escritório de arquitetura.Diferenciais: Facilidade para lidar com múltiplas demandas, experiência no atendimento a clientes de alto padrão e capacidade de estruturar rotinas administrativas que ainda não estejam formalizadas.4. Atitudes e comportamentos esperados Espera-se que a profissional:Mantenha uma postura profissional, cordial e colaborativa.Preserve a organização dos ambientes e das informações sob sua responsabilidade.Não aguarde a cobrança da gestão para acompanhar pendências já identificadas.Comunique riscos de atraso com antecedência.Registre informações importantes para evitar retrabalho e falhas de comunicação.Respeite os procedimentos internos e os limites de sua autonomia.Busque continuamente melhorias na organização e na produtividade do escritório.5. Salário e benefícios