Encarregado de Importação e Exportação

Executar, acompanhar e coordenar as atividades operacionais relacionadas aos processos de importação e exportação, assegurando o cumprimento de prazos, a organização documental, a comunicação eficiente com o cliente internacional e a integração entre as partes envolvidas na cadeia logística. Atuar como ponto focal operacional do cliente, mantendo o acompanhamento contínuo das demandas, antecipando riscos, cobrando retornos, solucionando ocorrências dentro de sua alçada e fornecendo informações confiáveis à liderança para a tomada de decisões. Contribuir para a eficiência, a rastreabilidade, a conformidade documental e a qualidade dos serviços prestados pela Brasil Express, garantindo que cada processo seja conduzido com organização, agilidade, responsabilidade e comunicação profissional em português e inglês. Principais responsabilidades: Gestão e acompanhamento dos processos de importação e exportação • Executar e acompanhar as etapas operacionais dos processos de importação e exportação, desde o recebimento da demanda até a conclusão da operação. • Coordenar o fluxo de informações e documentos entre cliente, fornecedores, agentes de carga, transportadores, despachantes aduaneiros e demais parceiros envolvidos. • Monitorar o andamento dos processos, identificando pendências, atrasos, inconsistências e riscos que possam comprometer os prazos ou a qualidade do serviço. • Realizar cobranças e follow-ups sistemáticos junto às partes envolvidas, assegurando que as atividades avancem conforme o planejamento. • Manter controles atualizados de embarques, chegadas, entregas, liberações, documentos pendentes e demais marcos operacionais. • Acompanhar operações logísticas nacionais vinculadas aos fluxos internacionais, quando aplicável, garantindo a continuidade das informações e das atividades. • Registrar as etapas, tratativas, ocorrências e conclusões dos processos, assegurando rastreabilidade e histórico para consultas futuras. • Organizar as prioridades de trabalho conforme os prazos, a criticidade das operações e os compromissos assumidos com o cliente. Atendimento ao cliente internacional e comunicação em inglês • Atuar como ponto focal operacional do cliente internacional, recebendo solicitações, esclarecendo dúvidas e acompanhando as demandas até sua conclusão. • Manter comunicação profissional, clara e objetiva em inglês/português, por e-mail, telefone, reuniões e demais canais corporativos. • Participar de reuniões e alinhamentos em inglês/português, apresentando atualizações sobre o andamento das operações, pendências, prazos e ocorrências. • Elaborar e responder comunicações em inglês/português, garantindo precisão nas informações e adequada compreensão das necessidades do cliente. • Manter o cliente informado sobre o status dos processos, alterações de cronograma, pendências documentais e ocorrências relevantes. • Acompanhar solicitações até que exista uma resposta conclusiva, evitando demandas sem retorno, tratativas interrompidas ou informações desencontradas. • Identificar situações que possam gerar insatisfação ou comprometer os níveis de serviço, adotando providências operacionais e escalando os casos que exijam intervenção da liderança. • Preservar o relacionamento profissional com o cliente, respeitando os compromissos comerciais, os procedimentos internos e os limites de sua autoridade. Gestão documental e conformidade dos processos • Solicitar, receber, conferir e organizar a documentação necessária às operações, conforme a natureza de cada processo. • Verificar informações constantes em documentos como faturas comerciais (Commercial Invoices), listas de embalagem (Packing Lists), conhecimentos de transporte marítimo ou aéreo (BL/AWB), certificados, licenças e demais documentos aplicáveis. • Conferir a consistência de dados relevantes, como descrição da mercadoria, quantidades, pesos, volumes, partes envolvidas e informações de embarque. • Identificar divergências, documentos incompletos ou informações inconsistentes e solicitar as correções necessárias às partes responsáveis. • Acompanhar prazos de envio, recebimento, validação e utilização dos documentos, reduzindo riscos de atrasos e retrabalho. • Manter arquivos físicos ou digitais organizados, atualizados e acessíveis, observando os procedimentos de controle e confidencialidade da empresa. • Acompanhar as exigências documentais e os procedimentos aplicáveis às operações, acionando especialistas ou responsáveis técnicos quando houver dúvidas sobre requisitos aduaneiros, fiscais ou regulatórios. • Evitar a liberação ou continuidade de etapas quando houver pendências críticas que exijam validação de responsáveis autorizados. Coordenação de parceiros e interface operacional • Manter contato com agentes de carga, transportadoras, despachantes aduaneiros, fornecedores, armazéns e outros parceiros envolvidos nos processos. • Solicitar atualizações, confirmar programações e acompanhar o cumprimento dos prazos acordados. • Coordenar a troca de informações entre as partes para reduzir falhas de comunicação e interrupções no fluxo logístico. • Identificar dificuldades operacionais e buscar alternativas dentro dos procedimentos e das condições previamente autorizadas. • Acompanhar ocorrências de transporte, armazenagem, documentação, coleta, embarque, chegada e entrega, conforme o escopo de cada operação. • Encaminhar à liderança situações que envolvam custos extraordinários, alterações relevantes de escopo, descumprimento de acordos ou necessidade de decisões fora de sua alçada. • Manter registros das tratativas com parceiros e acompanhar as ações corretivas até sua conclusão. Monitoramento de prazos, riscos e ocorrências • Acompanhar cronogramas e marcos operacionais, identificando antecipadamente riscos de atraso ou descumprimento de compromissos. • Manter controles de pendências, responsáveis, prazos de retorno e ações necessárias para a continuidade dos processos. • Comunicar prontamente à liderança os riscos que possam afetar o cliente, os custos, a conformidade ou a continuidade da operação. • Propor alternativas operacionais para mitigar atrasos, falhas documentais e dificuldades de comunicação. • Registrar ocorrências, causas identificadas, providências adotadas e resultados obtidos. • Acompanhar a implementação das soluções aprovadas e verificar se as pendências foram efetivamente encerradas. • Manter postura preventiva, priorizando a identificação de problemas antes que se convertam em impactos financeiros, operacionais ou de relacionamento. Controle de custos e apoio às decisões • Acompanhar informações relacionadas aos custos operacionais dos processos, como fretes, armazenagem, taxas, despesas de agentes e outros valores aplicáveis. • Conferir informações e documentos de suporte aos custos, identificando divergências e solicitando esclarecimentos quando necessário. • Manter registros organizados das despesas e das informações recebidas dos parceiros. • Apoiar a consolidação de dados para análises de custos, prestação de contas e avaliação dos resultados das operações. • Identificar custos não previstos, cobranças divergentes ou alterações financeiras relevantes e submetê-los à liderança antes de assumir compromissos ou autorizar despesas fora de sua alçada. • Fornecer informações claras e documentadas para subsidiar decisões comerciais, financeiras e operacionais. • Não assumir compromissos de preço, conceder condições comerciais, aprovar despesas extraordinárias ou alterar acordos com clientes e parceiros sem a devida autorização. Controles, relatórios e melhoria contínua • Elaborar e atualizar planilhas, relatórios e controles de acompanhamento dos processos de importação e exportação. • Consolidar informações sobre prazos, pendências, ocorrências, desempenho de parceiros e atendimento ao cliente. • Preparar atualizações periódicas para a liderança, destacando os processos críticos, os riscos identificados e as decisões necessárias. • Manter os sistemas e registros internos atualizados, garantindo consistência entre as informações operacionais e os documentos disponíveis. • Identificar oportunidades de melhoria nos fluxos de comunicação, nos controles documentais e na organização das atividades. • Sugerir padronizações, checklists e rotinas de acompanhamento que contribuam para reduzir erros, retrabalho e atrasos. • Apoiar a implantação de novos procedimentos e a revisão dos controles da área.