SECRETARIO PLENO

Recepcionar pessoas, acomodando-as e tratando-as com cortesia, identificando assuntos e pessoas de contato, prestando informações, anotando recados, visando à resolução dos problemas ou encaminhamento para o setor responsável; Receber ligações telefônicas e identifica pessoas e assuntos, anota recados, transfere ligações, presta informações e agiliza ou encaminha providências de solução; Solicitar serviços auxiliares de copa, providenciando atendimento para servir os profissionais na sala de espera ou em reuniões. Organizar agenda de compromissos, identificando nomes de pessoas, selecionando assuntos e contatos, verificando possibilidades de atendimento, de reuniões e de viagens; Acompanhar a programação de trabalho da chefia imediata, lembrando compromissos, providenciando compra de passagens, efetuando reservas de hotéis; Providenciar instrumentos de apoio ao superior imediato, como: cópias de documentos, emissão de fax, materiais de escritório e informações diversas; Realizar a programação dos eventos, agendando salas de reuniões e de treinamento, controlando datas e horários de uso, providenciando insumos de apoio e a infraestrutura necessária; Apoiar nas reuniões, providenciando convites e elaborando as pautas e as atas de reunião; Receber, analisa e encaminha processos de acordo com as demandas internas e externas; Receber e protocola documentos e correspondências conforme sistema específico, providenciando reprodução e circulação, quando necessário; Redigir, emitir e controlar comunicação interna, processos e correspondências oficiais, dentro de padrões técnicos, a fim de alinhar, com quem de interesse for, as informações pertinentes; Organizar o banco de documentos e certidões, de forma que os arquivos estejam acessíveis e organizados sempre que precisarem ser consultados; Organizar e manter atualizados os arquivos e documentos da unidade, redigindo e digitalizando pareceres, minutas, documentos e comunicados diversos. Zelar e cuidar dos materiais e equipamentos de trabalho, armazenando-os, limpando-os, conservando-os e acompanhando a quantidade disponível para os próximos turnos, envolvendo a liderança direta para requisição ou manutenção dos materiais e equipamentos. Atender, com excelência, os clientes internos e externos. Apoiar o aprimoramento das rotinas de trabalho, através de sugestões de melhoria de atividades ou aponta possíveis erros, fragilidades ou desperdícios, mas rotinas do setor. Identificar e reportar, quando do exercício de suas atribuições, situações que possa prejudicar a satisfação do cliente/hospede, informando seu líder direto ou responsável pelo setor para que sejam tomadas as devidas providencias; Executar outras tarefas correlatas ao cargo ou função, a critério do seu superior imediato; Experiências e qualificações: .