Assistente Administrativo (a) e facilities

Oportunidade para Assistente Administrativo (a) e facilities atuar presencialmente em Caxias do Sul (RS), em uma empresa de tecnologia e inovação com 25 anos de mercado, processos bem estruturados e uso intenso de ferramentas digitais.

Quais serão as responsabilidades dessa pessoa:

• Gerenciar os fornecedores terceirizados de limpeza e manutenção: abrir chamados e acompanhar qualidade e prazos
• Cuidar do controle de acesso (digital, tags, chaves e alarme) e da organização das salas
• Realizar compras de copa, escritório e suprimentos: cotações, pedidos de compra, controle de estoque e envio de notas fiscais ao Contas a Pagar
• Organizar de ponta a ponta as viagens corporativas do time, junto à agência: cotações, reservas, vouchers, orientações de reembolso e notas fiscais
• Executar as rotinas operacionais de Departamento Pessoal: ponto eletrônico, atestados, lançamento de férias e documentação de admissão e desligamento
• Preparar a chegada de novos colaboradores (kit, crachá e acessos) e bloquear os acessos de desligados
• Enviar documentos à contabilidade, acompanhar prazos e controlar os contratos com fornecedores
• Cadastrar a empresa como fornecedora nos portais de clientes
• Administrar operacionalmente o Notion, o SharePoint e as plataformas internas
• Atualizar diariamente os indicadores da empresa e fazer os ajustes solicitados no CRM

Hard Skills para concorrer a essa oportunidade:

• Experiência em rotinas administrativas
• Compras, cotações e relacionamento com fornecedores
• Controle de documentos, notas fiscais e prazos
• Facilidade com ferramentas digitais: planilhas, Pacote Office ou Google Workspace, Notion e ferramentas de IA

Diferenciais:

• Experiência com facilities ou gestão de serviços terceirizados
• Experiência com rotinas de Departamento Pessoal (ponto, férias, admissão e desligamento)
• Experiência com organização de viagens corporativas
• Conhecimento em Notion, SharePoint ou CRM

Soft Skills para concorrer a essa oportunidade:

• Organização, método e atenção a detalhes
• Fazer follow-up até a demanda estar realmente encerrada
• Saber priorizar e se reorganizar quando surgem urgências
• Comunicação cordial e clara com o time, as lideranças e os fornecedores
• Discrição no trato de informações de pessoas e da empresa
• Gostar de rotina bem executada e de lidar com muitas demandas ao mesmo tempo