Assistente Administrativo

Estamos em busca de um Assistente Administrativo para atuar em uma clínica de atendimento multidisciplinar, sendo responsável pelo suporte às rotinas administrativas, financeiras, atendimento ao público e organização operacional da unidade. Buscamos um profissional com perfil dinâmico, organizado, responsável e proativo, que tenha facilidade para lidar com diferentes demandas, saiba administrar prioridades e mantenha uma postura acolhedora e cordial no atendimento aos pacientes, familiares e profissionais. Principais atividades -Realizar atendimento presencial, telefônico e por WhatsApp, recepcionando pacientes, familiares, profissionais e visitantes; -Organizar e administrar agendas, agendamentos, cancelamentos, reposições e controles de presença dos pacientes; -Administrar grupos de WhatsApp, enviar comunicados, lembretes e realizar contatos administrativos com pacientes, familiares e planos de saúde; -Apresentar os serviços oferecidos pela clínica, orçamentos, contratos, valores e condições de contratação, conforme orientações da gestão; -Elaborar, preencher, conferir, encaminhar e acompanhar documentos, contratos e demais registros administrativos; -Realizar emissão de notas fiscais, boletos e cobranças de mensalidades e serviços; -Acompanhar recebimentos, inadimplências, realizar cobranças e manter os controles financeiros atualizados; -Organizar contas a pagar, acompanhar vencimentos, pagamentos e comprovantes financeiros; -Realizar fechamentos financeiros de profissionais prestadores de serviços (PJ), locação de salas e controles relacionados aos planos de saúde e reembolsos; -Apoiar nas rotinas de Departamento Pessoal, realizando conferência de ponto eletrônico, levantamento de faltas, atrasos, horas extras, atestados e encaminhamento de informações à contabilidade; -Controlar documentos, licenças, vencimentos, registros profissionais e demais exigências administrativas da clínica; -Administrar estoques de materiais de escritório, limpeza, higiene, cozinha e itens de consumo, realizando reposições quando necessário; -Realizar cotações, pesquisar fornecedores, solicitar orçamentos e acompanhar serviços de manutenção e reparos; -Realizar compras externas de materiais de escritório, produtos de higiene, alimentos e demais itens necessários ao funcionamento da clínica; -Zelar pela organização e conservação da recepção e dos ambientes de uso comum, incluindo reposição de materiais, preparação de café e água para chá; -Prestar suporte à direção nas demandas administrativas e operacionais do dia a dia. Admissão Prevista para Janeiro/2027. - Experiência anterior em atendimento, recepção ou rotinas administrativas; - Boa comunicação verbal e escrita; - Organização, responsabilidade e atenção aos detalhes; - Facilidade com sistemas informatizados e Pacote Office; - Responsabilidade no tratamento de informações e documentos; - Facilidade para lidar com o público, especialmente crianças e familiares; - Postura acolhedora, paciente e respeitosa; - Discrição e comprometimento com o sigilo das informações dos pacientes; - Proatividade e facilidade para trabalhar em equipe. Buscamos uma pessoa acolhedora, paciente, empática e organizada, que saiba manter a tranquilidade mesmo diante de uma rotina movimentada e tenha sensibilidade para compreender que cada paciente possui necessidades e comportamentos diferentes. Será considerado um diferencial ter experiência anterior em clínicas, consultórios, atendimento ao público infantil ou contato com pessoas com TEA.