Secretária Bilíngue

Como Secretária Bilíngue, você irá: Assessorar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas, na tomada de decisões e em reuniões, marcando e cancelando compromissos.Responsabilidades e atribuições• Coordenar e controlar equipes e atividades, controlar documentos e correspondências.• Atender clientes externos e internos, organizar eventos e viagens.• Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;• Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;• Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em stand by, sendo um primeiro contato do cliente.• Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizados pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe, por meio do preenchimento de informações em sistema;• Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos;• Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio.• Montar binder de fechamento de operações para envio ao cliente;• Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc. para equipe e clientes (eventualmente). Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes; Requisitos e qualificaçõesFormação superior completa em Secretariado Executivo ou áreas correlatas;Experiência em secretariado executivo;Inglês Avançado.