Coordenador(a) de Operações - Institucional

Representa institucionalmente e operacionalmente o Diretor Corporativo, em caso de sua ausência. Acompanhamento, checagem e controle de atividades e indicadores dos projetos. Coordenação da gestão administrativa e orçamentária da Diretoria Corporativa. Relacionamento com as áreas internas e externas do Grupo.

 

● Representar institucionalmente e operacionalmente, internamente e externamente, o diretor corporativo, na ausência deste e sempre que for necessário. 

● Checar e acompanhar o dashboard de controle dos indicadores dos projetos especiais e produtos sob responsabilidade da diretoria corporativa. 

● Coordenar a gestão administrativa da área, no que tange todas as atividades e demandas da diretoria corporativa. Ex: Gestão de ponto da equipe. 

● Coordenar a gestão orçamentária da área, no que tange todas as atividades e demandas da diretoria corporativa. Ex: acompanhamento de despesas da área. 

● Assessorar o Diretor nas "atividades de coordenação" dos projetos especiais e produtos sob responsabilidade da Diretoria Corporativa. 

● Organizar e acompanhar o dashboard de todos os projetos da diretoria corporativa, em relação ao follow up das datas macro dos projetos especiais sob responsabilidade da Diretoria Corporativa. 

● Acompanhar, representando o diretor, a visita técnica aos locais dos eventos para conhecer o espaço e sugerir sinalizações, para atender os desenhos dos projetos especiais sob responsabilidade da diretoria corporativa. 

● Acompanhar, sob coordenação do diretor, os textos e justificativas e impacto nos relatórios de prestações de contas dos projetos especiais sob responsabilidade da diretoria corporativa, que serão enviadas para os patrocinadores, contratantes, apoiadores e/ou anunciantes. 

● Checar e construir com equipe de precificação, a elaboração do estudo de custo do desenho inicial de projetos especiais e produtos sob responsabilidade da diretoria corporativa, que servirão de referência para a construção, por parte da gestão executiva de projetos, da Base Zero (BZ). 

● Checar e acompanhar o processo de análise, ajustes e validação da Base Zero (junto a gerência executiva de projetos) de projetos especiais e produtos sob responsabilidade da diretoria corporativa. 

● Checar e assessorar a produção de textos com descrição de projetos, objetivos, justificativas e defesas, quando necessárias junto ao diretor corporativo no que tange contratos, termos de fomento, propostas, esclarecimentos e outros textos legais necessários. 

● Assessorar o relacionamento da Diretoria Corporativa com as assessorias e as secretárias do grupo (interno). 

● Gerir e checar a agenda de compromissos e demandas da diretoria. ● Solicitar viagens para diretor. 

● Checar e validar, sob coordenação e aprovação do diretor, os expedientes institucionais e técnicos dos projetos especiais sob responsabilidade da diretoria corporativa. 

● Organizar e preparar a apresentação para a abertura de job com as áreas envolvidas nos projetos especiais e produtos sob responsabilidade da diretoria corporativa. Áreas: gestão executiva de projetos, marketing, tecnologia, lab, UANE, FDR, redes sociais, jurídico e outras. 

● Organizar e preencher o TAP junto ao setor de tecnologia para quando necessário fazer um novo site ou plataforma, sob coordenação do diretor, para os projetos especiais sob responsabilidade da diretoria corporativa. 

● Checar os processos de prestações de contas dos projetos da diretoria corporativa junto às áreas internas e junto aos clientes estratégicos. 

● Realizar reuniões semanais com a analista de projetos (gestão executiva de projetos), para acompanhar e produzir relatórios dos projetos especiais para o diretor corporativo. ● Gerir das atividades da estagiária. 

● Relacionar-se com clientes e patrocinadores, para apresentação, aprovação, follow-up e alinhando expectativas dos projetos. 

● Validar os materiais com clientes para realização dos projetos. 

● Elaborar listas de verificação para garantir que nada fique de fora antes da entrega. 

● Resolver problemas com prazos, conteúdos, parceiros ou equipe de forma rápida e eficaz. Com foco em gestão de crises e imprevistos. 

● Mapear riscos e planos alternativos, a fim de prever possíveis entraves técnicos, logísticos ou criativos — e propor soluções. 

● Verificar o uso correto de marcas de patrocinadores, apoiadores e participantes dos projetos