Assistente Comercial - SIEBERT

1. Gestão Administrativa e Organizacional do Departamento

• Organização e manutenção da agenda da equipe comercial (Gestor Comercial, Head de Relações Estratégicas e Executivos de Venda), incluindo agendamento e confirmação de reuniões internas e com clientes.

• Controle e registro de despesas de viagens e representação do departamento comercial, assegurando a conformidade com as políticas da empresa.

• Elaboração e apresentação de relatórios de viagens (com detalhamento de atividades, resultados e despesas) para aprovação da diretoria.

• Gestão de documentos internos do departamento comercial (contratos, relatórios, apresentações), mantendo arquivo organizado e acessível.

 

 

2. Suporte Operacional ao Processo de Vendas

• Elaboração de propostas comerciais padrão, com base em templates aprovados, garantindo precisão de informações técnicas e comerciais.

• Acompanhamento do fluxo de aprovação de propostas, assegurando prazos e follow-up com os setores envolvidos (jurídico, técnico, diretoria).

• Preparação de materiais para visitas comerciais (kits de apresentação, documentação técnica, amostras).

• Emissão de ordens de serviço e comunicação com o departamento de pós-venda para garantir transição eficiente após o fechamento de vendas.

 

 

3. Gestão de Informações e Relatórios

• Atualização e auditoria periódica de dados no CRM (Pipedrive), garantindo integridade e confiabilidade das informações (contatos, atividades, estágios do funil).

• Geração de relatórios semanais e mensais de performance comercial (KPIs de produtividade, funil de vendas, previsão de receita).

• Apoio na preparação de apresentações para reuniões de diretoria e reviews mensais do departamento.

 

 

4. Suporte à Logística e Eventos

• Organização logística de viagens nacionais e internacionais para a equipe comercial (passagens, hospedagem, transporte, vistos).

• Coordenação da participação em feiras e eventos (inscrições, reserva de estande, envio de materiais, apoio durante o evento).

• Gestão de estoque de materiais promocionais e merchandising do departamento comercial.

 

 

5. Comunicação e Atendimento

• Triagem inicial de leads e solicitações recebidas por canais gerais (e-mail, telefone), direcionando para os profissionais adequados.

• Suporte no atendimento a clientes, fornecendo informações básicas sobre prazos, status de propostas e agendamentos.

• Facilitação da comunicação interna no departamento comercial e com outros setores (marketing, pós-venda, financeiro).

 

 

6. Atividades de Melhoria Contínua

• Sugestão e implementação de melhorias em processos administrativos do departamento comercial.

• Participação ativa na elaboração e atualização de manuais e procedimentos internos.

• Apoio na organização e logística de treinamentos e capacitações para a equipe comercial.

 

 

Competências e Habilidades Requeridas:

• Organização e atenção a detalhes

• Proatividade e autonomia

• Conhecimento em ferramentas de CRM (preferencialmente Pipedrive) e Pacote Office

• Boa comunicação verbal e escrita

• Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos curtos

• Experiência anterior com controle de despesas e logística de viagens