Assistente Administrativo

Executar atividades administrativas e financeiras de acordo com os procedimentos internos da empresa, garantindo a organização, controle e confiabilidade das informações. Receber, identificar, registrar, distribuir e arquivar correspondências, encomendas e documentos. Solicitar e acompanhar coletas junto aos Correios e transportadoras, mantendo atualizados os controles de envios, recebimentos e rastreamentos. Registrar e controlar todas as correspondências expedidas, assegurando a rastreabilidade das informações. Organizar e manter atualizados arquivos físicos e eletrônicos, garantindo a correta guarda e localização dos documentos. Realizar agendamentos de reuniões, compromissos, viagens e demais demandas administrativas. Elaborar, atualizar e controlar planilhas, relatórios e documentos administrativos necessários às operações da empresa. Realizar atendimento telefônico e prestar suporte administrativo aos diversos setores da organização. Efetuar conciliações bancárias, conferindo movimentações financeiras e identificando divergências para tratativa. Realizar lançamentos financeiros em sistema e manter atualizados os controles da área. Auxiliar nos processos de contas a pagar e contas a receber, observando prazos e procedimentos estabelecidos. Emitir boletos, comprovantes, recibos e demais documentos financeiros necessários às operações da empresa. Realizar a baixa de recebimentos e pagamentos nos sistemas de controle, quando aplicável. Conferir documentos financeiros, garantindo a integridade e consistência das informações registradas. Realizar contato com clientes para cobrança de títulos vencidos, acompanhando negociações e registrando as tratativas efetuadas. Monitorar a carteira de inadimplência e acompanhar o status dos recebimentos pendentes. Encaminhar títulos inadimplentes para assessoria de cobrança, fornecendo a documentação necessária e acompanhando os retornos e resultados obtidos. Emitir relatórios de cobrança, inadimplência e demais indicadores relacionados à área financeira. Realizar cadastro e atualização de informações de clientes, fornecedores e demais registros necessários ao funcionamento dos processos administrativos e financeiros. Apoiar a preparação e organização de documentos para contabilidade, auditorias e demais demandas corporativas. Controlar materiais de escritório e suprimentos administrativos, realizando solicitações de reposição quando necessário. Apoiar processos administrativos relacionados a fornecedores, contratos e prestadores de serviços, quando aplicável. Zelar pela confidencialidade das informações financeiras, administrativas e comerciais da empresa. Garantir a atualização dos controles sob sua responsabilidade, mantendo informações confiáveis e disponíveis para consulta. Cumprir prazos estabelecidos para execução das atividades, comunicando antecipadamente eventuais impedimentos ou desvios. Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos e financeiros, propondo soluções que promovam maior eficiência, organização e controle. Atuar de forma colaborativa com os demais setores da empresa, prestando suporte às demandas relacionadas à sua área de atuação. Cumprir as normas internas, políticas, procedimentos e orientações da empresa. Executar outras atividades correlatas à função, de acordo com as necessidades da organização e orientação da liderança. 06. HORÁRIO DE TRABALHO: 07:30 ás 17:30 de segunda a quinta e 07:30 ás 16:30 nas sextas-feiras Residir: Tijuca, Reolon , Mariani , Cidade Nóva , Vila Amélia , região do Charqueadas (São Pedro e São Francisco) e região Rizzo (Santa Tereza, São Lucas e Parque das Rosas)