AUXILIAR ADMINISTRATIVO

O Auxiliar ADM GC é responsável por prestar suporte administrativo e operacional, garantindo a organização das demandas dos clientes, controle de documentos, acompanhamento de pendências e a correta comunicação interna e externa, contribuindo para a eficiência dos processos.

 

Atendimento e Solicitações dos Clientes

· Monitorar e-mails e WhatsApp do GC, respondendo às solicitações e realizando as devidas providências;

· Emitir declarações de faturamento no SIS Análise, colocando o código do cliente e escolhendo o período solicitado;

· Submeter documentos no assinador para aprovação do GO, GC e assinatura da contadora;

· Solicitar ao setor contábil, via e-mail, o balanço e DRE quando necessário e, após o envio, encaminhar para assinatura antes de repassar ao cliente;

· Gerar Certidões Negativas de Débitos (CND) federais, municipais, estaduais e do FGTS.

Gerenciamento de Tarefas e Obrigações Mensais

· Acompanhar o MG Controle para verificar tarefas próximas ao vencimento;

· Realizar mensalmente a confirmação de impostos (ICMS, DCTF Web, ISS Prestados, ISS Tomados, IRPJ/CSLL – trimestral, DAS, PIS e COFINS);

· Acessar o SCI REPORT para verificar se as guias foram visualizadas pelos clientes e, caso contrário, cobrá-los por WhatsApp ou ligação;

· Realizar verificações no DEC e ECAC para evitar problemas com mensagens importantes não tratadas;

· Monitorar pendências na situação fiscal, e-processos e intimações, gerando prints das telas para registro.

Preparação de Materiais para Reuniões

· Consultar o ECAC, posto fiscal e DUC para verificar possíveis pendências;

· Gerar e organizar documentos contábeis e fiscais, incluindo fechamento mensal, acompanhamento anual, TXT do ICMS, PIS e fiscal dos últimos quatro meses;

· Emitir balancetes do mês e relatórios de indicadores extraídos da análise de balanço no MG Controle.

Elaboração e Organização de Atas de Reunião

· Analisar as atas enviadas pelo GM com pendências e prosseguir com o devido registro no MG controle.

Renovação e Controle de Certificados Digitais

· Verificar semanalmente a planilha de controle de certificados e identificar quais estão próximos do vencimento;

· Notificar o cliente com 15 dias de antecedência sobre a necessidade de renovação;

· Atualizar informações da renovação em sistemas como MG Controle, Mastertax, pasta de movimentação e planilha de controle de validade;

· Abrir chamados para TI para inclusão no Dínamo dos coordenadores dos departamentos e solicitar envio ao cliente quando renovado pela certificadora parceira;

· Emitir certificados pelo site Serpro ou Safeweb, conforme instruções da certificadora.

Procurações e Autorizações

· Emitir procurações para novos clientes, garantindo o acesso necessário nos sistemas:

· ECAC: Procuração para SDD e MG, cadastrando os e-mails para receber notificações da caixa postal;

· DEC: Procuração para SDD e cadastro do e-mail padrão da carteira;

· FAP, Conectividade e FGTS: Procuração para SDD;

· DET: Cadastro do e-mail do Departamento Pessoal.

· Abrir chamados para TI para inclusão dos certificados no Dínamo e habilitação da captura de notas fiscais.

Cobrança e Acompanhamento de Pendências

· No início do mês, cobrar os clientes sobre o envio da documentação pendente, conforme lista recebida do departamento contábil e fiscal;

• Verificar a disponibilização dos documentos no FTP via MG Apps e e-mail dos clientes;
• Consolidar os dados no Excel de pendências e atualizar as informações no SIS Análise para acompanhamento até a resolução total.