ANALISTA ADMINISTRATIVO JR - FACILITIES
Allonda
Descrição da vaga
Venha fazer parte de um time Pulsante, Ousado e Incansável! Estamos há mais 20 anos transformando o desenvolvimento sustentável através de projetos executados em diferentes indústrias e setores de infraestrutura. Nossos clientes, bem como todo o #timeAllonda, sabem que as soluções da empresa têm como premissa gerar valor compartilhado. Portanto, solucionamos problemas mitigando riscos e promovendo sustentabilidade.Somos mais de 1.000 integrantes espalhados pelo Brasil, transformando e impactando a vida das pessoas, a sociedade e o mundo!Junte se a nós, através de um mesmo propósito que nos move e sustenta todos os dias. Se conectou com o nosso propósito e está pronto(a) para colocar a sustentabilidade no protagonismo do seu dia a dia? Se candidate! O que valorizamos em nosso time: · Visão sistêmica· Propósito em ação· Comunicação· Aprendizagem contínua· Simplicidade e humildade· Empatia· Liderança· Senso de dono O que você encontrará por aqui: · Pessoas que inspiram· Muito, muito aprendizado· Intensidade e ousadia· Protagonismo · Ambiente dinâmico · Desenvolvimento contínuo Responsabilidades e atribuiçõesPrincipais ResponsabilidadesRealizar lançamento, conferência e acompanhamento de Notas Fiscais, boletos e demais documentos financeiros através do sistema TOTVS RM.Acompanhar todo o fluxo de pagamento, desde o recebimento da documentação até a efetivação dos pagamentos.Realizar contato com fornecedores para cobrança de documentos, envio de informações e acompanhamento de processos administrativos.Apoiar processos de compras e contratações relacionados às demandas administrativas e de facilities.Controlar estoques de materiais de escritório, limpeza, copa, higiene e demais insumos necessários para a operação.Solicitar reposição de materiais sempre que necessário, garantindo a continuidade das operações.Apoiar a gestão de contratos de fornecedores e prestadores de serviços.Acompanhar serviços de manutenção predial preventiva e corretiva.Realizar interface com prestadores de serviços, acompanhando atividades e garantindo a qualidade da execução.Controlar acesso e entrada de fornecedores, visitantes e equipes terceirizadas.Realizar abertura, acompanhamento e encerramento de chamados através do sistema Jira ou ferramenta similar.Acompanhar atividades realizadas fora do horário comercial, quando necessário, como manutenções, limpezas especiais, mudanças de layout e serviços terceirizados.Organizar salas de reunião, coffee breaks, eventos corporativos, treinamentos e ações internas.Realizar atendimento telefônico e direcionamento de demandas internas e externas.Controlar o envio, recebimento e distribuição de correspondências, malotes e serviços de Correios.Apoiar a diretoria em demandas administrativas, prestação de contas, organização documental e controles diversos.Elaborar planilhas, controles, relatórios e indicadores da área.Manter arquivos físicos e digitais organizados.Garantir a organização e conservação das áreas administrativas, salas de reunião, copa, recepção e demais áreas comuns.Apoiar colaboradores e gestores em demandas administrativas do dia a dia.Prestar suporte às demais áreas da empresa sempre que necessário.Atuar como suporte direto ao Supervisor Administrativo & Facilities.Zelar pelo cumprimento dos procedimentos internos, normas corporativas e boas práticas administrativas.Requisitos e qualificaçõesENSINO SUPERIOR CURSANDOConhecimento em Pacote Office, com foco em Excel.Boa comunicação verbal e escrita.Organização e atenção aos detalhes.Capacidade de lidar com múltiplas atividades simultaneamente.Facilidade de relacionamento interpessoal.Perfil proativo e comprometido.DiferenciaisVivência em empresas de médio ou grande porte.Experiência com atendimento à diretoria e alta liderança.Vivencia em rotinas financeiras e administrativas.Experiência em Facilities Corporativo.Vivencia com gestão de fornecedores e prestadores de serviços.Vivencia com organização de eventos corporativos