Assistente de Diretoria

Nosso cliente é uma empresa multinacional.

Estamos em busca de um(a) Assistente de Diretoria para atuar no suporte administrativo e executivo de seis diretores, garantindo a organização das agendas, o cumprimento de prazos e a condução eficiente das rotinas administrativas. Procuramos um(a) profissional organizado(a), proativo(a), com excelente capacidade de planejamento, discrição e habilidade para lidar com múltiplas demandas simultaneamente.

Principais responsabilidades

• Gerenciar agendas, compromissos, reuniões e demandas dos diretores.
• Realizar lançamentos de solicitações de reembolso de despesas e prestação de contas, acompanhando todo o fluxo de aprovação até a conclusão do processo.
• Organizar viagens corporativas, incluindo emissão de passagens, reservas de hospedagem, locação de veículos, controle de documentos e vistos quando necessário.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos internos e externos, recepção de visitantes, reservas de salas, hotéis e serviços de coffee break.
• Gerenciar processos administrativos relacionados à criação de requisições de compras, pagamentos de fornecedores, contratos, ordens de serviço e acompanhamento de notas fiscais, garantindo o cumprimento dos prazos.
• Controlar o fluxo de documentos para assinatura, assegurando o retorno aos solicitantes dentro dos prazos estabelecidos.
• Prestar suporte administrativo ao consultor externo, incluindo organização de agenda, viagens, reuniões e processos de reembolso.

• Experiência mínima de 5 anos como Assistente de Diretoria ou em funções similares.
• Ensino Superior completo ou Técnico em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
• Inglês em nível conversação.
• Conhecimento intermediário no Pacote Office.
• Vivência com rotinas administrativas, atendimento a executivos e gestão de múltiplas prioridades.

Competências desejadas

• Organização e planejamento.
• Proatividade e senso de urgência.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Discrição e confidencialidade.
• Capacidade de negociação e relacionamento interpessoal.
• Atenção aos detalhes e foco em resultados.
• Flexibilidade para lidar com diferentes demandas e prioridades.