Secretária Executiva

A Kalendae atua desde 2005 no mercado brasileiro, oferecendo serviços de co-sourcing e consultoria, além de desenvolvimento de aplicações, segurança da informação, consultoria em serviços de infraestrutura on premise e em cloud e capacitação em gerenciamento de serviços de TI e Negócios.

Buscamos evolução contínua em nossos serviços voltada à satisfação de nossos clientes e realização de nossos colaboradores.

Objetivo da posição

Prestar suporte executivo à alta liderança da empresa, garantindo organização, agilidade e eficiência na gestão da agenda, comunicações, reuniões e atividades administrativas. Atuar como facilitadora entre diretoria, áreas internas, parceiros estratégicos, fornecedores e órgãos externos, assegurando confidencialidade, excelência operacional e alinhamento com as necessidades de um ambiente altamente regulado e dinâmico.

Principais Responsabilidades

Suporte Executivo
- Gerenciar a agenda da Diretoria Executiva, organizando reuniões, compromissos, viagens e eventos.
- Priorizar demandas e administrar conflitos de agenda.
- Organizar reuniões presenciais e virtuais, preparando pautas, materiais e atas.
- Acompanhar pendências e garantir o follow-up das decisões da diretoria.
- Apoiar na organização das rotinas diárias dos executivos.

Comunicação Executiva
- Recepcionar parceiros, investidores, fornecedores e visitantes.
- Organizar comunicações institucionais quando solicitado.
- Garantir fluxo eficiente de informações entre as áreas.
- Organização de Reuniões e Eventos
- Planejar reuniões de diretoria, conselho e comitês.
- Reservar salas, organizar infraestrutura e acompanhar cronogramas.
- Elaborar atas e registrar decisões e planos de ação.
- Apoiar na organização de eventos corporativos, visitas institucionais e convenções.

Gestão de Viagens
- Organizar viagens nacionais e internacionais.
- Realizar reservas de passagens, hospedagens e transportes.
- Controlar prestação de contas e reembolsos.
- Elaborar roteiros e agendas executivas.

Governança e Confidencialidade
- Tratar informações estratégicas com absoluto sigilo.

Competências Técnicas Essenciais

Gestão Executiva
- Gestão de agenda executiva.
- Organização de reuniões e eventos corporativos.
- Gestão de viagens nacionais e internacionais.
- Elaboração de atas executivas.
- Administração de documentos confidenciais.

Ferramentas
- Microsoft Office (Excel, Word e PowerPoint) –Intermediario 
- Google Workspace.
- Microsoft Teams, Zoom e Google Meet.
- Ferramentas de gestão de tarefas e projetos (Asana, Trello, Monday ou similares).

Comunicação
- Redação empresarial.
- Comunicação executiva.
- Produção de apresentações corporativas.
- Organização de relatórios.

Idiomas
- Inglês avançado 
- Espanhol será considerado diferencial.