Chief of Staff | Assistente Executiva da Presidência e Novos Negócios - Insight Trade

Esta não é uma vaga de secretária.

Buscamos uma profissional altamente organizada, proativa, discreta e com forte capacidade de execução para atuar como Chief of Staff e braço direito da Presidência de um grupo de empresas com atuação nacional nas áreas de marketing, comunicação, eventos, educação, associação empresarial e mercado automotivo.

Essa profissional será responsável por organizar a rotina executiva, acompanhar projetos estratégicos, apoiar o desenvolvimento de novos negócios, coordenar demandas entre diferentes empresas e participar ativamente da construção da marca pessoal da executiva.

Mais do que executar tarefas, esperamos encontrar alguém capaz de antecipar necessidades, conectar pessoas, garantir que projetos avancem e contribuir diretamente para o crescimento dos negócios.

É uma oportunidade para quem deseja construir uma carreira ao lado de uma liderança empresarial, participando de decisões estratégicas, eventos, reuniões de alto nível e projetos de grande relevância para o mercado.

Principais responsabilidades

Gestão Executiva

* Gerenciar a agenda profissional e pessoal da Presidência.
* Organizar reuniões, viagens, exames, compromissos e eventos.
* Planejar deslocamentos e logística da rotina executiva.
* Controlar prioridades e acompanhar todas as pendências.
* Organizar documentos, contratos e informações estratégicas.
* Apoiar demandas administrativas, financeiras e bancárias.
* Preparar pautas, apresentações, materiais e atas de reuniões.
* Garantir que nenhuma atividade importante fique sem acompanhamento.
* Fazer follow-up constante com fornecedores, clientes, parceiros e equipe interna.

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Gestão Comercial e Desenvolvimento de Negócios

* Realizar o primeiro atendimento de potenciais clientes.
* Qualificar oportunidades comerciais.
* Agendar reuniões estratégicas.
* Realizar follow-up de propostas comerciais.
* Apoiar ações de prospecção e relacionamento.
* Atualizar controles comerciais e CRM.
* Apoiar a organização do pipeline comercial.
* Identificar oportunidades de negócios e parcerias.

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Conteúdo e Marca Pessoal

* Acompanhar a executiva em reuniões, eventos, visitas técnicas e viagens.
* Registrar fotos e vídeos de bastidores utilizando smartphone.
* Identificar oportunidades para geração de conteúdo autêntico.
* Organizar e encaminhar os materiais para a equipe de comunicação.
* Apoiar o fortalecimento da marca pessoal da executiva.
* Auxiliar na organização da agenda de gravações, entrevistas e participações em eventos.

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Gestão de Projetos

* Acompanhar cronogramas e entregas.
* Organizar fluxos entre empresas, clientes e parceiros.
* Garantir que atividades, responsabilidades e prazos sejam cumpridos.
* Coordenar demandas entre diferentes áreas.
* Apoiar reuniões estratégicas e acompanhar planos de ação.
* Organizar informações para tomada de decisão.

Requisitos

* Excelente capacidade de organização.
* Excelente comunicação verbal e escrita.
* Perfil proativo, resolutivo e com elevado senso de responsabilidade.
* Discrição e absoluto sigilo profissional.
* Capacidade para administrar múltiplas demandas simultaneamente.
* Facilidade para trabalhar sob pressão e com mudanças de prioridade.
* Excelente relacionamento interpessoal.
* Domínio do Microsoft Office e Google Workspace.
* Facilidade para utilização de ferramentas de Inteligência Artificial, especialmente ChatGPT.
* Disponibilidade para atuação presencial.
* Disponibilidade para acompanhar reuniões, eventos e viagens de curta duração.

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Será considerado um diferencial

* Experiência como Assistente Executiva, Executive Assistant ou Chief of Staff.
* Vivência em marketing, comunicação, eventos ou área comercial.
* Experiência com atendimento a clientes.
* Conhecimento em Canva, CapCut, Notion, Trello, Asana ou ferramentas similares.
* Experiência com CRM.
* Inglês intermediário ou avançado.
* Carteira Nacional de Habilitação (CNH).

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Perfil que buscamos

Mais do que experiência, buscamos alguém com atitude.

Queremos uma profissional que seja:

* Extremamente organizada.
* Inteligente e curiosa.
* Discreta.
* Comunicativa.
* Ágil.
* Proativa.
* Confiável.
* Capaz de antecipar problemas.
* Apaixonada por aprender.
* Atenta aos detalhes.
* Comprometida com excelência.
* Com espírito empreendedor.
* Que goste de desafios e queira crescer junto com a organização.

Buscamos alguém que tenha prazer em fazer as coisas acontecerem, que goste de ambientes dinâmicos e que enxergue cada desafio como uma oportunidade de evolução.