Secretária

• Prestar suporte administrativo e operacional aos advogados e sócios do escritório, assegurando a organização das rotinas, o atendimento de excelência aos clientes, o controle de documentos e prazos, contribuindo para a eficiência das atividades e a qualidade dos serviços prestados.

Principais Responsabilidades

• Realizar atendimento presencial, telefônico e por canais digitais, prestando informações e direcionando demandas aos responsáveis.
• Recepcionar clientes, fornecedores e visitantes, garantindo um atendimento cordial e profissional.
• Organizar agendas dos advogados, incluindo reuniões, audiências, compromissos e viagens.
• Controlar e confirmar compromissos, reservas de salas e videoconferências.
• Elaborar, revisar e formatar documentos, correspondências, procurações, contratos e demais documentos administrativos.
• Organizar, arquivar e controlar documentos físicos e digitais, assegurando confidencialidade e fácil acesso às informações.
• Apoiar o protocolo e recebimento de documentos em órgãos públicos, tribunais e demais instituições, quando necessário.
• Acompanhar prazos administrativos e apoiar o controle de audiências e compromissos processuais, conforme orientação dos advogados.
• Controlar correspondências, malotes, e-mails institucionais e serviços de mensageria.
• Solicitar, controlar e organizar materiais de escritório e suprimentos.
• Apoiar atividades financeiras, como emissão de notas fiscais, controle de pagamentos, reembolsos, recebimento de honorários e relacionamento com fornecedores.
• Manter atualizado o cadastro de clientes e documentos nos sistemas internos.
• Apoiar a organização de eventos, reuniões e treinamentos promovidos pelo escritório.
• Zelar pela organização, sigilo das informações e boa apresentação das dependências do escritório.
• Executar outras atividades administrativas correlatas.
  
  

• Ensino Superior completo ou cursando, preferencialmente em Secretariado ou Administração.
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, Outlook e PowerPoint).
• Experiência com atendimento ao cliente.
• Desejável conhecimento em redação empresarial e organização documental.