Analista Administrativo - Salvador/BA

CONTEXTO E DESCRIÇÃO DO PROJETO:

A AVSI Brasil é uma organização da sociedade civil, sem fins lucrativos, criada em 2007, que atua com foco na melhoria das condições de vida de pessoas em situação de vulnerabilidade. Trabalha em parceria com atores da cooperação internacional, setor público e iniciativa privada. Vinculada à Fundação AVSI, ONG italiana atuante no Brasil desde os anos 1980, tem como missão promover o protagonismo das pessoas em seu desenvolvimento, de suas famílias e comunidades. Implementa projetos sociais com base em uma metodologia de desenvolvimento integral e solidário, voltada à autonomia e à dignidade humana.

DESCRIÇÃO RESUMIDA DO CARGO:

O(a) Analista Administrativo será responsável pelas atividades de secretariado, de modo a acessorar a diretoria da Matriz e atuar como ponto de focal das demandas relacionadas a viagens, desde a reserva de passagens e hotéis até o suporte durante a viagem.

PRINCIPAIS ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES DO CARGO:

Assessorar a gestão de agenda da diretoria, especialmente no tocante a viagens (passagens e hospedagem) e compromissos;
Realizar o atendimento presencial e telefonico de fornecedores e parceiros;
Assessorar no controle de documentação da Entidade, acompanhando validade, ofícios e garantindo a interface com serviços de cartório sempre que necessário;
Garantir o fluxo eficiente das operações diárias do escritório, acompanhando demandas de aquisições e em interface com a equipe de limpeza;
Reservar passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre e outros serviços de viagem, de acordo com as políticas da AVSI Brasil e as necessidades dos colaboradores;
Elaborar roteiros de viagem detalhados, incluindo horários, endereços e informações relevantes;
Acompanhar e controlar as despesas de viagem, garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido;
Orientar os colaboradores quanto a organização dos comprovantes de despesas para fins de reembolso;
Fornecer suporte aos colaboradores antes, durante e após as viagens, respondendo a dúvidas e resolvendo problemas;
Comunicar informações importantes sobre as viagens, como alterações de horários e políticas da empresa;
Auxiliar em situações de emergência, como cancelamentos de voos e perda de documentos;
Manter contato com agências de viagens, hotéis, companhias aéreas e outros fornecedores;
Avaliar o desempenho dos fornecedores e buscar novas parcerias;
Elaborar relatórios mensais de despesas de viagem;
Manter atualizado o arquivo de documentos do setor, seguindo critérios definidos em protocolos e procedimentos, quando houver;
Participar de momentos formativos e de trabalhos propostos pela Organização;
Cumprir suas atribuições conforme descrição do cargo, Código de Ética e Conduta da AVSI Brasil, e Procedimentos Operacionais Internos;
Realizar outras atividades correlatas, conforme necessidade do setor.