Recepcionista – Administrativo

Responsabilidades:

•  Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores de forma atenciosa, profissional e alinhada ao padrão institucional do escritório;
• Atender e direcionar ligações telefônicas, assegurando clareza, precisão e fluidez na comunicação;
  Apoiar a organização de agendas de reuniões e compromissos, coordenando o uso das salas e garantindo a disponibilidade dos recursos necessários;
• Preparar o ambiente para reuniões e eventos internos, providenciando suporte logístico, incluindo café, água, material de apoio e equipamentos de apresentação;
• Receber, registrar e encaminhar correspondências, documentos jurídicos e comunicações internas e externas, zelando pela rastreabilidade, sigilo e integridade das informações;
• Apoiar o controle de entradas e saídas de documentos e visitantes, assegurando conformidade com os procedimentos de segurança e confidencialidade do escritório;
• Dar suporte à área administrativa nas demandas de logística e viagens, realizando reservas de passagens aéreas, rodoviárias e hospedagens, conforme orientações da liderança;
• Auxiliar na atualização de contatos corporativos e agendas institucionais, garantindo a disponibilidade de informações atualizadas e acessíveis às equipes;
• Contribuir para a manutenção da imagem institucional, representando o escritório com postura ética, apresentação adequada e excelência no atendimento;
• Colaborar com as áreas administrativas e jurídicas em demandas pontuais, demonstrando proatividade, discrição e foco na qualidade do serviço prestado.

Requisitos:

• Experiência anterior em recepção corporativa, atendimento ao público ou áreas administrativas;
  Vivência em escritórios de advocacia, empresas de serviços ou ambientes de alto padrão será considerada diferencial;
• Experiência com atendimento presencial, telefônico e via e-mail, garantindo cordialidade e clareza nas comunicações;
• Atuação anterior em funções que exigem organização, discrição e cuidado com a apresentação do ambiente de trabalho;
• Domínio da comunicação oral e escrita em português, com vocabulário formal e postura profissional;
• Conhecimento básico de rotinas administrativas e atendimento a clientes internos e externos;
• Habilidade no uso de telefone e ferramentas de agenda e comunicação corporativa (Outlook, Teams, etc.);
• Noções de controle de correspondências, protocolos e registros de entrada e saída de documentos;
  Conhecimento em organização de salas de reuniões, apoio logístico e controle de reservas;
• Capacidade de utilizar sistemas internos e planilhas para registro e acompanhamento de informações;
  Noções básicas de etiqueta corporativa, postura e imagem profissional;
• Atenção a detalhes e zelo pelo ambiente de recepção, mantendo padrões de ordem e limpeza.

 FORMAÇÃO ACADÊMICA

Ensino médio completo -  Diferencial:  Graduação em andamento.