Secretaria executiva

1. Objetivo do cargoAtuar como ponto central de apoio ao sócio fundador/investidor e aos sócios , administrando agendas, compromissos, demandas administrativas pessoais e pendências práticas do dia a dia. A função deve liberar tempo dos executivos, reduzir riscos de atraso ou esquecimento e assegurar organização, confidencialidade, agilidade e acompanhamento até a conclusão.A posição combina secretariado executivo e assessoria pessoal. Exige elevado grau de confiança, discrição, senso de prioridade, autonomia responsável e capacidade de transitar entre temas corporativos e pessoais sem misturar informações ou perder controles.2. Escopo e principais responsabilidadesGestão das agendas dos sócios· Organizar, atualizar e conciliar as agendas profissionais e pessoais dos executivos.· Agendar, reagendar e confirmar reuniões, visitas, consultas, eventos e compromissos particulares.· Identificar conflitos, avaliar urgência e propor alternativas antes de submeter decisões aos sócios.· Preparar informações essenciais para cada compromisso: pauta, participantes, endereço, documentos, horários e contatos.· Realizar lembretes e follow-ups de decisões, compromissos e pendências.· Organizar viagens, passagens, hospedagens, reservas, traslados e respectivos comprovantes.Apoio Administrativo e financeiro pessoal· Controlar contas a pagar pessoais, vencimentos, boletos, tributos, taxas, mensalidades, seguros e pagamentos recorrentes.· Tirar e enviar guia de SPU, UNIMED, e outros que houver para pagamento do sócio.· Providenciar pagamentos somente conforme alçadas, autorizações e meios definidos pelos sócios; arquivar os comprovantes.· Manter controles simples e atualizados de obrigações, pagamentos, reembolsos e pendências.· Tratar demandas com bancos, contabilidade pessoal, seguradoras, imobiliárias, administradoras, clínicas e prestadores de serviços.· Apoiar demandas autorizadas de familiares, preservando o mesmo padrão de sigilo e prestação de contas.· Receber, organizar documentos do Imposto de Renda para envio a contabilidade, do sócio majoritário e filhos. Receber a previa do IR revisar e dar ok, acompanhar todo o processo. Bem como monitorar e receber balanços da OFFSHORE para o processo de IR e obrigações legais que a Contabilidade precisa fazer.· Acompanhar multas, recursos, IPVA, licenciamento, seguros, revisões e documentação de veículos.· Solicitar certidões, reconhecer firmas, autenticar documentos e acompanhar procurações, registros e protocolos em cartórios.· Organizar documentos físicos e digitais: contratos, certidões, seguros, comprovantes, documentos pessoais e registros patrimoniais.· Controlar prazos de renovação e validade, mantendo alertas antecipados e evidências de conclusão.· Interagir com despachantes, órgãos públicos e prestadores, acompanhando cada solicitação até o encerramento.Interface, comunicação e proteção da rotina· Filtrar contatos e demandas dirigidas aos sócios, distinguindo urgência, importância e possibilidade de resolução direta.· Atuar como elo organizado entre os executivos, familiares, fornecedores, prestadores e interlocutores autorizados.· Cobrar retornos de forma cordial e firme, registrar acordos e evitar pendências sem responsável ou prazo.· Antecipar necessidades logísticas, documentais e financeiras, apresentando problemas com opções objetivas de solução.· Manter separação adequada entre informações empresariais e pessoais e observar integralmente os padrões de confidencialidade.3.Requisitos obrigatórios· Experiência consistente como secretária executiva, assessora pessoal, assistente de diretoria ou função equivalente.· Vivência com agendas complexas, viagens, documentos, pagamentos e múltiplas demandas simultâneas.· Domínio de Outlook/Microsoft 365, calendários digitais, WhatsApp, Word e Excel.· Excelente comunicação oral e escrita, organização documental e disciplina de follow-up.· Disponibilidade para diligências externas em Joinville e região.· Postura madura, confiável, discreta e compatível com uma posição de confiança.Desejáveis· Formação em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.· Experiência apoiando dois ou mais executivos, empresários ou famílias empresárias.· Conhecimentos práticos sobre cartórios, procurações, certidões, seguros, imóveis e veículos.· Inglês funcional para viagens, reservas e comunicação básica.· CNH categoria B e disponibilidade para deslocamentos.4. Competências comportamentaisConfidencialidadeProtege informações sensíveis e sabe o que pode ou não ser compartilhado.PriorizaçãoDistingue urgência real, impacto e dependências entre duas agendas.AntecipaçãoIdentifica vencimentos, conflitos e riscos antes que gerem impacto.Autonomia responsávelResolve o que está dentro da alçada e escala o que exige decisão.Atenção aos detalhesConfere datas, valores, documentos, autorizações e destinatários.Comunicação assertivaÉ cordial, objetiva e firme ao cobrar retornos e alinhar expectativas.