Assistente Administrativo de Contratos

 

Responsável por garantir a conferência, validação e registro adequado dos contratos gerados pelo setor comercial, assegurando a conformidade das informações, o correto lançamento nos sistemas internos e o cumprimento dos processos administrativos relacionados às vendas da empresa.

Compentências Técnicas:

• Desejável ensino superior em Administração, Gestão Comercial ou áreas correlatas;
• Conhecimento básico em análise e conferência de contratos;
• Conhecimento em rotinas administrativas e operacionais;
• Experiência com planilhas eletrônicas (Excel ou Google Sheets);
• Familiaridade com sistemas ERP ou sistemas de gestão empresarial;
• Conhecimento em plataformas de assinatura eletrônica de documentos.

Competências Comportamentais:

• Organização e atenção aos detalhes;
• Capacidade de seguir processos e procedimentos operacionais;
• Responsabilidade e comprometimento com prazos;
• Boa comunicação para interação com equipe comercial e demais áreas da empresa;
• Capacidade de lidar com alto volume de demandas e rotinas repetitivas com precisão;
• Proatividade na identificação e correção de inconsistências;
• Senso de responsabilidade e confiabilidade no tratamento de documentos;
• Desejável conhecimento intermediário em Excel;
• Experiência prévia em áreas administrativas, contratos ou suporte comercial;
• Familiaridade com processos de vendas no setor de energia solar.

Principais Atribuições:

• Realizar a conferência, validação e formalização dos contratos provenientes do setor comercial;
• Garantir que todas as informações contratuais estejam corretas e em conformidade com as políticas da empresa;
• Efetuar o lançamento e atualização das informações nos sistemas e planilhas de controle;
• Dar suporte administrativo ao fluxo de vendas, garantindo organização documental e rastreabilidade das informações;
• Assegurar a correta geração de pedidos, faturamentos e registros necessários para continuidade do processo de venda;
• Receber os contratos encaminhados pelo setor comercial após a negociação com o cliente e a coleta das assinaturas do vendedor, supervisor e cliente;
• Realizar a conferência detalhada das informações contratuais;
• Forma de pagamento conforme condições permitidas pela empresa;
• Validar a documentação e realizar a assinatura do contrato para formalização do processo quando todas as informações estiverem corretas;
• Encaminhar a lista de materiais ao ERP Try para geração do pedido correspondente;
• Conferir os dados do pedido gerado no sistema e realizar eventuais ajustes necessários;
• Criar e registrar a fatura correspondente no sistema;
• Registrar as informações da venda no chat corporativo, incluindo os principais dados do contrato e anexando documentos como contrato, procuração e termos adicionais quando aplicável;
• Atualizar e manter as planilhas de controle de vendas;
• Atualizar a planilha de controle de estoque, realizando a baixa dos módulos e inversores vendidos;
• Realizar edições manuais de contratos quando necessário;
• Emitir boletos para clientes da Multiluz Solar e MTZ.
• Preencher e encaminhar documentos complementares, como termos de compra ou ordens de serviço, quando aplicável.