Assistente Administrativo

No Viseu Advogados, acreditamos que uma operação bem organizada é essencial para garantir uma experiência positiva para clientes, visitantes, sócios, advogados e equipes internas.

 

Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo(a) para atuar em rotinas administrativas, atendimento, facilities, suporte operacional e organização do escritório.

 

Buscamos uma pessoa organizada, comunicativa, proativa e com boa capacidade para lidar com múltiplas demandas no dia a dia. Essa posição terá papel importante no funcionamento da estrutura administrativa, apoiando diferentes áreas e contribuindo para uma rotina mais eficiente, acolhedora e bem coordenada.

 

 

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:

 

• Realizar atendimento presencial, telefônico, via interfone, WhatsApp corporativo e demais canais digitais.
• Recepcionar clientes, visitantes, fornecedores e novos integrantes, garantindo um atendimento cordial e profissional.
• Gerenciar e monitorar e-mails institucionais, realizando triagem, direcionamento e acompanhamento das demandas.
• Controlar a agenda e reserva de salas de reunião, garantindo organização dos espaços, limpeza e funcionamento dos recursos audiovisuais.
• Utilizar plataformas de gestão de espaços corporativos, como Deskbee, para controle de salas, estações de trabalho e cadastro de novos integrantes.
• Apoiar o processo de integração de novos colaboradores, advogados e sócios, incluindo apresentação da estrutura, rotinas administrativas e entrega de kits de boas-vindas.
• Controlar o recebimento, distribuição e envio de correspondências, documentos e encomendas.
• Apoiar atividades externas junto a cartórios, gráficas, copiadoras, serviços de motoboy e demais prestadores.
• Realizar impressões, cópias, digitalizações e organização de documentos conforme demanda das equipes.
• Fazer cotações, compras e rateios relacionados a passagens, hotéis, reserva de carros e demais despesas administrativas.
• Controlar, comprar e repor materiais de escritório, copa, salas de reunião e demais suprimentos necessários à operação.
• Acompanhar a reposição e manutenção de insumos, como máquinas de café, filtros de água, cilindros de gás e materiais personalizados.
• Realizar interface com fornecedores e prestadores de serviços, acompanhando solicitações, entregas, contratos e manutenções.
• Apoiar serviços de facilities, incluindo limpeza, manutenção predial, pequenos reparos, telefonia e infraestrutura do escritório.
• Elaborar planilhas, controles administrativos, cadastros e informações gerenciais.
• Realizar conferência e rateio de despesas compartilhadas, encaminhando as informações ao departamento financeiro.
• Apoiar a organização de eventos internos, reuniões, treinamentos e ações de endomarketing.
• Elaborar comunicados internos e apoiar ações de comunicação corporativa.
• Apoiar demandas relacionadas à OAB, como inscrições suplementares, anuidades e documentação institucional.
• Auxiliar na organização de documentos para licitações, procurações e regularizações societárias/documentais.
• Administrar e atualizar serviços de telefonia corporativa, controles de acesso e demais rotinas administrativas.
• Atuar como ponto de apoio para as áreas jurídica, financeira, recursos humanos, marketing, facilities e demais equipes internas.

 

REQUISITOS:

 

• Ensino superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
• Experiência anterior em rotinas administrativas, atendimento, recepção, facilities ou suporte operacional.
• Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente.
• Proatividade, responsabilidade e postura colaborativa.
• Facilidade para interface com clientes, fornecedores, visitantes e equipes internas.
• Perfil discreto, cordial e resolutivo.

 

DIFERENCIAIS:

 

• Experiência anterior em escritórios de advocacia.
• Vivência com plataformas de reserva de salas e posições de trabalho, como Deskbee.
• Experiência com rotinas de facilities, controle de fornecedores e apoio à infraestrutura corporativa.
• Conhecimento em sistemas de gestão administrativa.
• Experiência com organização de eventos internos, comunicados e ações de endomarketing.
• Familiaridade com demandas relacionadas à OAB, cartórios, licitações e documentação institucional.

 

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS:

 

• Organização.
• Comunicação clara.
• Proatividade.
• Atenção aos detalhes.
• Senso de urgência.
• Postura acolhedora.
• Discrição.
• Responsabilidade.
• Flexibilidade.
• Capacidade de priorização.
• Bom relacionamento interpessoal.
• Espírito de colaboração.
• Foco em solução.
• Comprometimento com a qualidade da rotina administrativa.