Auxiliar Administrativo

O cargo de Auxiliar Administrativo é destinado a profissionais juniores que desejam iniciar sua carreira na área administrativa. O profissional será responsável por auxiliar nas rotinas administrativas da empresa, contribuindo para a organização e eficiência dos processos internos.

Responsabilidades

• Participar das reuniões de planejamento diárias promovidas pelo setor administrativo, contribuindo para a organização e priorização das demandas do dia.
• Zelar pelo ambiente de trabalho, comunicando ao superior imediato quaisquer contratempos relacionados a equipamentos, ferramentas ou estrutura.
• Prestar suporte nas atividades administrativas e operacionais da empresa, colaborando com o trabalho em equipe e garantindo a execução das tarefas dentro dos prazos estabelecidos.
• Elaborar relatórios de programação, planejamento, controle de expedição, pedidos, romaneios de vendas/transferências e emissão de notas fiscais, conforme procedimentos internos.
• Realizar o agendamento e acompanhamento de coletas junto às transportadoras, assegurando o cumprimento dos prazos e a conformidade das entregas aos clientes.
• Efetuar o recebimento, conferência e lançamento de notas fiscais, bem como a montagem de laudos de recebimento ou devolução de mercadorias, conforme os procedimentos da empresa.
• Executar cotações e compras de materiais de limpeza e insumos, buscando as melhores condições de preço, qualidade e prazo de entrega.
• Atualizar e manter o cadastro de contatos dos colaboradores administrativos e de suas respectivas unidades, facilitando a comunicação interna.
• Controlar e registrar as entregas de EPIs e materiais de escritório, mantendo os protocolos e arquivos devidamente atualizados.
• Realizar lançamentos contábeis e escrituração de notas fiscais, observando prazos e cronogramas estabelecidos pela empresa.
• Efetuar a conferência e controle de mercadorias oriundas da logística reversa, destinando-as conforme os procedimentos internos (cliente ou estoque).
• Elaborar estimativas e controles de custos de horas extras, tanto operacionais quanto administrativas, para aprovação e repasse ao cliente quando necessário.
• Apoiar e ministrar treinamentos operacionais e administrativos para novos colaboradores ou reciclagem, promovendo o desenvolvimento e a padronização dos processos.
• Acompanhar serviços terceirizados, verificando documentação e monitorando a qualidade das entregas.
• Fornecer informações aos clientes sobre produtos, especificações e processos, realizando medições, pesagens ou análises quando necessário, garantindo a satisfação e o acompanhamento das mercadorias.
• Abrir e acompanhar chamados em sistemas e e-mails corporativos, solucionando demandas relacionadas aos sistemas operacionais de cada área.
• Emitir espelhos de faturamento e realizar lançamentos necessários para emissão de cobranças.
• Solucionar conflitos e falhas internas, propondo melhorias e aprimoramentos nos processos administrativos.
• Organizar e manter atualizado o arquivo físico e digital do setor, garantindo fácil acesso e segurança das informações.
• Participar de projetos, reuniões e treinamentos internos promovidos pela empresa, contribuindo para o aprimoramento profissional e o engajamento da equipe.
• Cadastrar novos fornecedores, clientes e condições comerciais no sistema de gestão, conforme os procedimentos internos.
• Realizar atendimentos presenciais e telefônicos, direcionando as solicitações aos setores responsáveis.
• Apoiar as rotinas administrativas de controle de estoque, compras e pagamentos, conforme orientação da gestão.
• Elaborar relatórios e planilhas de apoio à tomada de decisão da equipe gestora.
• Colaborar com a manutenção da organização e limpeza do ambiente de trabalho, cumprindo as normas e procedimentos internos.
• Buscar continuamente o desenvolvimento profissional, aprimorando conhecimentos e habilidades na área administrativa.