Supervisor Administrativo - São Paulo/SP

CONTEXTO E DESCRIÇÃO DO PROJETO:

A AVSI Brasil é uma organização da sociedade civil, sem fins lucrativos, criada em 2007, que atua com foco na melhoria das condições de vida de pessoas em situação de vulnerabilidade. Trabalha em parceria com atores da cooperação internacional, setor público e iniciativa privada. Vinculada à Fundação AVSI, ONG italiana atuante no Brasil desde os anos 1980, tem como missão promover o protagonismo das pessoas em seu desenvolvimento, de suas famílias e comunidades. Implementa projetos sociais com base em uma metodologia de desenvolvimento integral e solidário, voltada à autonomia e à dignidade humana.

DESCRIÇÃO RESUMIDA DO CARGO:

Responsável por supervisionar e assegurar a execução eficiente dos processos administrativos da filial, atuando como ponto focal de interface com as áreas de administrativas da matriz (Aquisições, Recursos Humanos, Financeiro, Contabilidade e Frotas), de modo a assegurar conformidade com as normas institucionais e integração dos fluxos administrativos.

PRINCIPAIS ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES DO CARGO:

Coordenar as atividades desenvolvidas na área administrativa;

Organizar e supervisionar o trabalho, definir horários e jornada de trabalho (escalas e plantões), aprovar solicitações de folga, descanso e férias, e participar da avaliação de desempenho de colaboradores(as) da filial;

Garantir que colaboradores(as) da filial recebam os treinamentos e informações necessários para desempenhar adequadamente sua função;

Acompanhar, supervisionar e prover suporte técnico à equipe, garantindo que suas funções sejam cumpridas conforme descrição do cargo, Código de Ética e Conduta, protocolos internacionais humanitários e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs);

Garantir que colaboradores(as) da filial tenham condições de trabalho adequadas para desempenhar suas funções, o que inclui: (Verificar regularmente o mobiliário da sala / espaços de trabalho; garantir que o material e equipamentos de trabalho estejam em dia para o uso; realizar os fluxos internos para solicitações de materiais e equipamentos; reportar e garantir a coordenação para a resolução de problemas estruturais.)

Garantir a entrega por parte da equipe administrativa e elaborar relatórios finais internos relativos às suas atividades, respondendo às informações solicitadas pela organização, assegurando que os dados sejam corretamente registrados e reportados, para que o impacto do projeto seja medido assertivamente;

Apoiar o Diretor Administrativo e os departamentos administrativos (RH, Contabilidade, Financeiro e Pagamentos, Prestação de Contas, Aquisições e Frotas); e a equipe administrativa local, garantindo o andamento de atividades essenciais para o desenvolvimento das tarefas dos projetos;

Supervisionar e garantir a aplicação dos procedimentos e regras de gestão administrativa da organização (RH, Contabilidade, Financeiro e Pagamentos, Prestação de Contas, Aquisições e Frotas);

Coordenar e avaliar a prestação de contas financeira, para garantir que ela esteja consoante com as regras acordadas com cada financiador;

Atuar para garantir a qualidade das auditorias externas e verificação financeira dos projetos, em parceria com os financiadores; 

Garantir o adequado funcionamento do espaço da filial local, gerindo os encarregados da manutenção e os prestadores de serviços (serviços de limpeza, manutenção áreas externas, manutenção estruturas, contas em geral, etc.);

Garantir a adequada gestão e controle das despesas relacionadas às atividades operacionais da filial, bem como a produção e disponibilização de informações gerenciais confiáveis para suporte à tomada de decisão;

Manter sempre atualizada e consolidada a lista patrimonial dos bens da filial, garantindo a sua localização e mantendo a Matriz informada (setor Contabilidade);

Garantir o diálogo com o setor de Contabilidade, para acompanhar o devido para lançamento e controle orçamentário das despesas locais;

Monitorar o envio dos pagamentos da filial, munindo o setor Financeiro com as provisões de contas a pagar;

Apoiar na qualidade da prestação de contas do projeto e dar suporte ao processo de auditoria do financiador;

Garantir o controle de estoque de materiais, tanto de escritório quanto depósitos;

Apoiar os processos de administração e seleção de pessoas, em estreito alinhamento com a gerência de RH da Matriz;

Participar das definições das regras administrativas para o gerenciamento do acordo com o financiador, incluindo a criação, implementação e controle de fluxos que garantam a prestação de contas das atividades desenvolvidas;

Apoiar os gestores locais, assegurando a conformidade legal e a gestão eficiente da rotina administrativa da equipe: férias, jornada de trabalho, folha de pagamentos, etc.;

Cumprir suas atribuições conforme descrição do cargo, Código de Ética e Conduta da AVSI Brasil, e Procedimentos Operacionais Internos;

Realizar outras atividades correlatas, conforme necessidade do setor/projeto.