Secretária Executiva

Assessorar a diretoria e/ou gestão, organizando agendas, informações e rotinas administrativas, garantindo eficiência na comunicação, no fluxo de documentos e no apoio às decisões estratégicas.

 

• Conhecer e manter registo da estrutura organizacional do órgão/entidade; 

 • Assessorar a equipe executiva do órgão/entidade no desempenho de suas tarefas administrativas, reuniões e cerimoniais;  

• Atuar juntamente com o Técnico em Secretariado e a equipe de apoio administrativo na execução das atividades;  

• Operar microcomputador, programas e sistemas internos;  

• Efetuar ligações, receber e transmitir recados;  

• Zelar pelos equipamentos e materiais utilizados no Serviço;  

• Orientar na avaliação e na seleção de correspondência para fins de encaminhamento;  

• Elaborar documentos oficiais; 

 • Controlar correspondências físicas e eletrônicas;  

• Organizar eventos e viagens; 

 • Arquivar documentos digitais assim como encaminhar aqueles físicos para arquivo; 

 • Digitalizar/copiar documentos da instituição;  

• Atender pessoas (público externo e interno); 

 • Acompanhar suprimentos da área de atuação;  

• Controlar agenda de apoio ao trabalho da respectiva chefia; 

 • Transcrever ditados, discursos, conferências, palestras, etc.;

 • Apoiar na organização de eventos atuando juntamente com a Assessoria de Comunicação;  

• Enviar para publicação, acompanhar, monitorar e controlar a publicação dos boletins de serviço;  

• Redigir as atas das reuniões de colegiado.