Auxiliar Administrativo
SA IMOBILIARIA LTDA
Descrição da vaga
- Buscamos um(a) assistente administrativo(a) para integrar nossa equipe e apoiar o dia a dia da imobiliária — atendimento a clientes e corretores, organização de documentos, suporte a contratos e locações, controle de agenda, e-mails e ligações, além das rotinas operacionais do setor. Se você é organizado(a), comunicativo(a) e gosta de rotina dinâmica, essa pode ser a sua oportunidade.
- Gestão de cadastros de imóveis: criar, atualizar e organizar fichas de imóveis (fotos, medidas, valores, características) nos sistemas da imobiliária.
- Atualização de dados: conferir e corrigir informações de proprietários, inquilinos e imóveis para manter a base sempre válida.
- Elaboração de relatórios: compilar dados de vendas, locações e captações para a diretoria ou coordenação.
- Organização de arquivos físicos e digitais: manter pastas e drives organizados, com padrão de nomenclatura e fácil localização.
- Controle de materiais de escritório: solicitar e gerenciar suprimentos, equipamentos e insumos do dia a dia.
- Apoio a rotinas internas: auxiliar corretores e gestores em tarefas operacionais, como emissão de documentos e protocolos.
- Triagem de leads: receber contatos de portais (como OLX, Zap, Viva Real) e redes sociais, qualificar o interesse e repassar ao corretor responsável.
- Atendimento presencial e telefônico: receber clientes na recepção, orientar sobre imóveis e agendar visitas.
- Respostas a mensagens: responder e-mails, WhatsApp e mensagens de portais com agilidade e tom profissional.
- Agendamento de visitas: confirmar datas, horários e endereços entre cliente, corretor e proprietário.
- Suporte ao corretor: preparar materiais, pesquisar imóveis, montar comparativos e auxiliar no follow-up de negociações.
- Pesquisa de satisfação: fazer contato pós-atendimento ou pós-visita para coletar feedback e manter o relacionamento
- Digitalização e arquivamento: escanear contratos, comprovantes e documentos pessoais, organizando tudo em pastas padronizadas.
- Conferência de documentação: verificar se os documentos de compradores, vendedores e inquilinos estão completos e dentro da validade.
- Protocolo de documentos: organizar envios, retiradas e recebimentos de papéis entre a imobiliária, clientes e cartórios.
- Controle de prazos: acompanhar datas de validade de documentos, renovação de contratos e vencimentos importantes.
- Elaboração de checklists: criar listas de verificação de documentos para cada tipo de operação (venda, locação, captação).
- Preparação de contratos: minutar contratos de locação e propostas de venda a partir de modelos, conforme as informações da negociação.
- Renovação e rescisão: acompanhar vencimentos, preparar aditivos, termos de renovação e rescisões contratuais.
- Controle de recebimentos: acompanhar o pagamento de aluguéis, taxas e encargos, sinalizando atrasos ao setor responsável.
- Emissão de boletos e carnês: gerar e enviar boletos de aluguel, condomínio e demais cobranças.
- Vistoria de entrada e saída: organizar a documentação de vistorias, laudos e fotos, e arquivar os registros no processo do imóvel.
- Gestão de inadimplência: manter planilha de controle de atrasos e acionar a cobrança ou a assessoria jurídica quando necessário.
- Controle de carteira de imóveis: manter atualizado o status de cada imóvel (disponível, reservado, alugado, vendido).
- Acompanhamento de negociações: registrar o andamento de propostas, visitas e tratativas de cada cliente.
- Rotinas com cartórios e órgãos públicos: cuidar de protocolos, certidões e regularizações relacionadas às operações.
- Gestão de comissões: apurar e organizar o cálculo de comissões dos corretores para conferência do financeiro.
- Apoio à equipe comercial: organizar reuniões, metas e resultados para manter o time alinhado.