Assistente Executiva(O) / Secretária(O) De Diretoria

Área e especialização profissional: Administração - Secretariado Nível hierárquico: Assistente Lugar de trabalho: São Paulo, SP Regime de contratação de tipo Prestador de Serviços (PJ) Jornada Período Integral Objetivo da posição Organizar a rotina dos executivos, assegurando o bom andamento de agendas, reuniões, viagens e demandas administrativas, com discrição, agilidade e atenção aos detalhes. A posição também será responsável pela gestão da rotina da recepção e pela cobertura da profissional responsável quando necessário. Principais responsabilidades Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens dos executivos, antecipando necessidades e administrando prioridades e conflitos de horários. Preparar pautas, registrar atas e acompanhar os encaminhamentos das reuniões. Elaborar, revisar e formatar apresentações executivas em PowerPoint e ferramentas similares, transformando informações em materiais claros, objetivos e visualmente bem organizados. Apoiar a organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, itinerários e contato com prestadores de serviços. Apoiar comunicações e demandas internacionais, utilizando inglês para interações e tratativas conforme a necessidade. Organizar documentos, correspondências e informações confidenciais, observando as políticas internas de segurança da informação e proteção de dados. Realizar a interface com equipes internas, clientes, fornecedores e demais interlocutores dos executivos. Gerir a rotina da recepção, organizando fluxos de atendimento e alinhando prioridades com a profissional responsável. Realizar a cobertura da recepção em ausências e intervalos, garantindo a continuidade e a qualidade do atendimento. Apoiar as atividades administrativas relacionadas à rotina executiva e acompanhar pendências até sua conclusão. Requisitos Experiência em assistência executiva, secretariado de diretoria ou função semelhante. Domínio de PowerPoint e facilidade para elaborar apresentações com boa organização de conteúdo e cuidado visual. Familiaridade com ferramentas de agenda, videoconferência, documentos e planilhas. Boa comunicação oral e escrita. Organização, discrição, atenção aos detalhes e capacidade de administrar demandas simultâneas. Proatividade para antecipar necessidades e autonomia para resolver questões da rotina dentro dos limites acordados. Diferenciais Inglês com aplicação prática: capacidade de trocar e-mails, conversar com prestadores de serviços e apoiar a organização de viagens e outras demandas internacionais. Terá peso relevante na seleção. Conhecimentos de marketing e comunicação, especialmente aplicados à preparação de apresentações e materiais executivos. Familiaridade com Canva e outras ferramentas de criação visual. Experiência com organização ou supervisão de recepção. Benefícios: -. VR