Auxiliar Adm/Digitalização

Área e especialização profissional: Administração - Administração Geral Nível hierárquico: Auxiliar Lugar de trabalho: São Bernardo do Campo, SP Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT Jornada Período Integral Principais atividades: O serviço a ser prestado consiste na digitalização de documentos de diversas áreas do cliente. Controlar a logística de recebimento, armazenamento e devolução de itens para digitalização; Controlar o armazenamento e local de compartilhamento dos documentos já em formato digital que precisam ser registrados na ferramenta de gestão de documentos; Estabelecer acordo com as áreas de negócios acerca das datas e horários para entrega/retirada dos documentos físicos; Garantir a organização do espaço de trabalho e o fluxo de entrada e saída de material de trabalho; Preparar os documentos físicos para que possam ser digitalizados, retirando elementos externos, como clipes, grampos, cola e outros que impossibilitem a leitura no scanner de mesa. Preparar também a sequência dos documentos que tenham ordem correta para processamento. Executar a digitalização propriamente dita dos documentos, utilizando ferramentas adequadas para tal, mediante preparação prévia. Realizar a indexação dos documentos com base nos campos chave pré-estabelecidos para cada tipo de documento. Realizar a auditoria dos documentos para minimizar os eventuais erros no processo de indexação, visando garantir que as informações inseridas no sistema e disponíveis para consulta estejam corretas. Contatar o suporte do fornecedor para resolução de incidentes na plataforma, registrando chamados, fazendo o acompanhamento e envolvendo, eventualmente, a equipe de infraestrutura do cliente para que os desvios sejam tratados e resolvidos. Realizar consultas avançadas no sistema para buscar documentos que não são encontrados pelos usuários, entregando a informação necessária para atendimento das demandas dos clientes. Configurar no sistema novas estruturas de documentos ou grupos de documentos quando surgem novas demandas das áreas de negócios, indicando os campos que compõem esses documentos e seus agrupamentos com outros documentos correlatos. Gerenciar o acesso ao sistema de consulta de documentos digitalizados, recebendo as solicitações, avaliando os acessos solicitados e fazendo a liberação dentro do sistema, para garantir que cada usuário tenha acesso somente aos seus dados.