ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA E PESSOAS

Prestar suporte administrativo e operacional às rotinas de Departamento Pessoal, Sistema de Gestão da Qualidade (SQG) e Gente & Cultura, contribuindo para a organização, execução e acompanhamento dos processos internos. Apoiar a Gestora Contábil e Fiscal nas atividades relacionadas à administração de pessoal, utilizando a plataforma Sólides, bem como auxiliar a Diretoria na manutenção e atualização da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade e a área de Gente & Cultura nas atividades administrativas e de gestão de pessoas.

 

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

2.1. Suporte ao Departamento Pessoal

• Auxiliar a Gestora Contábil e Fiscal na execução das rotinas administrativas e operacionais do Departamento Pessoal.
• Operacionalizar atividades na plataforma Sólides, especialmente nos módulos e funcionalidades relacionados ao Departamento Pessoal.
• Apoiar os processos de admissão, solicitando, recebendo, conferindo e organizando documentos admissionais.
• Auxiliar no controle e acompanhamento de férias, afastamentos, alterações cadastrais e demais movimentações de pessoal.
• Realizar atualizações cadastrais e manter os registros dos colaboradores organizados e atualizados nos sistemas corporativos.
• Apoiar o controle de ponto, banco de horas, atestados e demais informações necessárias ao processamento da folha de pagamento.
• Organizar e encaminhar documentos e informações à contabilidade, conforme orientação da Gestora Contábil e Fiscal.
• Apoiar o processo de desligamento, organizando documentos, informações e procedimentos administrativos necessários.
• Manter atualizados os arquivos físicos e digitais dos colaboradores, observando a confidencialidade das informações.
• Acompanhar pendências e prazos das rotinas de Departamento Pessoal, comunicando inconsistências à gestora responsável.

2.2. Suporte ao Sistema de Gestão da Qualidade (SQG)

• Apoiar a Diretoria na implantação, organização, manutenção e atualização do Sistema de Gestão da Qualidade.
• Organizar, revisar e controlar documentos, procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários e registros do SQG.
• Acompanhar a atualização dos documentos junto aos responsáveis de cada área.
• Manter o controle de versões, revisões, aprovações e datas de atualização dos documentos.
• Organizar e manter atualizado o repositório digital de documentos do sistema de gestão.
• Apoiar o acompanhamento dos planos de ação, registros de ocorrências e pendências relacionados ao SQG.
• Auxiliar na preparação de documentos, evidências e registros necessários para auditorias internas e externas.
• Acompanhar prazos de revisão documental e comunicar às áreas responsáveis as atualizações pendentes.
• Apoiar a padronização dos processos e documentos institucionais, conforme as diretrizes estabelecidas pela Diretoria.

2.3. Suporte à área de Gente & Cultura

• Apoiar administrativamente os processos de gestão de pessoas, conforme orientação da área de Gente & Cultura.
• Auxiliar nos processos de recrutamento e seleção, incluindo organização de documentos, agendamento de entrevistas e acompanhamento de candidatos.
• Apoiar os processos de admissão e integração de novos colaboradores, em conjunto com a área responsável.
• Auxiliar na organização e atualização dos registros e controles de colaboradores.
• Apoiar a aplicação e o acompanhamento de avaliações de experiência, desempenho e pesquisas internas.
• Auxiliar na organização de treinamentos, ações de desenvolvimento e capacitações corporativas.
• Apoiar a organização documental dos processos de PDI, treinamentos e demais iniciativas de desenvolvimento.
• Dar suporte administrativo às ações de endomarketing, campanhas internas e eventos corporativos.
• Atualizar planilhas, formulários e controles utilizados pela área.
• Apoiar a comunicação com colaboradores sobre documentos, prazos, processos e demandas administrativas relacionadas à gestão de pessoas.

2.4. Rotinas Administrativas e Organizacionais

• Organizar, classificar e arquivar documentos físicos e digitais, mantendo registros atualizados e acessíveis.
• Controlar correspondências, agendas, reuniões e solicitações administrativas, acompanhando pendências e direcionando demandas às áreas responsáveis.
• Apoiar rotinas financeiras e administrativas, incluindo conferência de notas fiscais, recibos, despesas e preparação de documentos para pagamento.
• Atender colaboradores, clientes e fornecedores por telefone, e-mail ou presencialmente, prestando informações e encaminhando solicitações.
• Atualizar cadastros, planilhas e sistemas corporativos, verificando a consistência das informações.
• Acompanhar solicitações de compras, materiais e serviços, realizar cotações e apoiar o controle de pedidos e entregas.
• Elaborar relatórios, apresentações, formulários e documentos de apoio às atividades administrativas.
• Apoiar a integração entre as áreas, contribuindo para a organização e o cumprimento dos processos internos.
• Identificar oportunidades de melhoria nas rotinas administrativas e sugerir ajustes que contribuam para a eficiência operacional.