Secretaria executiva

Descrição:

Responsável por prestar assessoria direta à alta liderança, realizando a gestão de agendas, compromissos, reuniões, viagens e demandas administrativas, garantindo a organização e o fluxo eficiente das informações. Atua como interface entre executivos, colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, assegurando comunicação assertiva, confidencialidade e suporte às atividades estratégicas da empresa. Também é responsável pelo controle de documentos, elaboração de relatórios e apresentações, organização de eventos e acompanhamento de demandas corporativas, contribuindo para a otimização da rotina executiva e o alcance dos objetivos organizacionais.

Atividades:

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria.
• Organizar viagens corporativas, hospedagens, deslocamentos e prestação de contas.
• Realizar atendimento telefônico, presencial e por e-mail.
• Elaborar, revisar e controlar documentos, relatórios, apresentações e correspondências.
• Organizar reuniões, preparar pautas, registrar atas e acompanhar desdobramentos.
• Controlar documentos confidenciais e informações estratégicas da empresa.
• Realizar interface entre diretoria, gestores, clientes, fornecedores e parceiros.
• Acompanhar demandas e pendências da liderança, garantindo o cumprimento dos prazos.
• Organizar arquivos físicos e digitais.
• Apoiar na organização de eventos corporativos, treinamentos e visitas institucionais.
• Controlar contratos, vencimentos e documentações sob responsabilidade da diretoria.
• Efetuar lançamentos, controles administrativos e acompanhamento de indicadores quando aplicável.
• Recepcionar visitantes e prestar suporte às demandas do escritório.
• Auxiliar na gestão de despesas, reembolsos e pagamentos relacionados à diretoria.
• Dar suporte em demandas pessoais dos executivos quando previsto pela função.
• Acompanhar e monitorar o fluxo de informações entre as áreas da empresa.
• Manter a organização e o bom funcionamento das rotinas administrativas do escritório executivo.
• Atuar com discrição e confidencialidade no tratamento de informações sensíveis.
• Prestar suporte às atividades estratégicas da alta liderança, garantindo agilidade e organização na execução das demandas.

Habilidades Comportamentais

• Discrição e confidencialidade.
• Organização e gestão de prioridades.
• Planejamento e visão sistêmica.
• Comunicação verbal e escrita.
• Proatividade e senso de urgência.
• Flexibilidade e adaptabilidade.
• Inteligência emocional.
• Relacionamento interpessoal.
• Capacidade de negociação e mediação.
• Resolução de problemas.
• Atenção aos detalhes.
• Postura profissional e representatividade institucional.
• Autonomia na tomada de decisão dentro de sua alçada.
• Gestão de múltiplas demandas simultaneamente.