Analista de Operações e Eventos Acadêmicos (Presencial)

Missão do cargo:

Planejar, organizar e executar as operações relacionadas às aulas práticas e eventos acadêmicos do Instituto CDT, garantindo que toda a estrutura, logística, materiais, fornecedores e processos estejam preparados para proporcionar uma experiência de excelência a alunos, professores, pacientes e demais participantes.

 

Principais responsabilidades:

• Realizar cotações e compras conforme as solicitações dos setores;
• Adquirir materiais de limpeza, escritório, alimentação, insumos e materiais para eventos;
• Controlar o estoque de materiais, acompanhando níveis mínimos e reposições;
• Receber, conferir, armazenar e organizar mercadorias e insumos;
• Controlar a entrada e saída de materiais utilizados nas operações.
• Planejar e organizar toda a logística das aulas práticas, cursos presenciais e eventos acadêmicos;
• Manter contato com coordenadores, professores e fornecedores para alinhamento das necessidades de cada evento;
• Realizar reservas de passagens aéreas, hospedagens e transportes para professores e convidados;
• Organizar kits, materiais, equipamentos e toda a infraestrutura necessária para realização dos eventos;
• Providenciar alimentação para professores, pacientes, equipes e participantes, conforme planejamento;
• Preparar salas, laboratórios e ambientes para aulas práticas e eventos;
• Acompanhar cronogramas, garantindo que todas as etapas sejam executadas dentro dos prazos estabelecidos.
• Recepcionar professores, pacientes, alunos e participantes;
• Organizar toda a documentação necessária para os procedimentos e atividades práticas;
• Preparar materiais e equipamentos solicitados pelos professores;
• Emitir, imprimir e organizar crachás, listas de presença, termos, formulários e materiais de apoio;
• Dar suporte operacional durante toda a realização das aulas práticas e eventos;
• Garantir que os ambientes permaneçam organizados, abastecidos e aptos para utilização.
• Controlar pagamentos, comprovantes, notas fiscais e despesas relacionadas aos eventos;
• Organizar arquivos físicos e digitais dos processos administrativos;
• Acompanhar contratos, fornecedores e documentação relacionada às operações;
• Elaborar controles, planilhas e indicadores referentes às atividades da área.
• Acompanhar solicitações de manutenção predial e garantir o correto direcionamento das demandas;
• Controlar os vencimentos de serviços recorrentes, como limpeza, extintores, seguros e demais contratos;
• Solicitar reposição de materiais de limpeza, consumo e insumos operacionais;
• Apoiar a organização, conservação e funcionamento das instalações do Instituto.
• Identificar oportunidades de melhoria nos processos operacionais e na organização dos eventos;
• Propor soluções que aumentem a eficiência, reduzam custos e aprimorem a experiência dos alunos, professores e pacientes;
• Atuar de forma integrada com os demais setores para garantir o cumprimento dos objetivos institucionais.

Requisitos

Conhecimentos

• Pacote Office (Excel, Word e PowerPoint);
• Organização de eventos e logística;
• Controle de estoque e compras;
• Gestão de fornecedores;
• Controles administrativos e financeiros;
• Elaboração de planilhas e relatórios.

Habilidades comportamentais

• Organização e planejamento;
• Atenção aos detalhes;
• Senso de prioridade;
• Proatividade;
• Agilidade na execução;
• Boa comunicação;
• Relacionamento interpessoal;
• Capacidade de resolver problemas;
• Flexibilidade diante de mudanças;
• Trabalho em equipe;
• Responsabilidade e comprometimento;
• Orientação para resultados;
• Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultaneamente.

Diferenciais

• Experiência em instituições de ensino, educação continuada ou eventos científicos;
• Vivência com organização de cursos, congressos ou aulas práticas na área da saúde;
• Conhecimento em sistemas de gestão administrativa e plataformas digitais.