Assistente Administrativo I

O Assistente Administrativo é responsável por auxiliar nas atividades administrativas de uma empresa, realizando tarefas como controle de documentos, atendimento telefônico, organização de arquivos, agendamento de reuniões e apoio em rotinas de escritório. Este profissional atua sob supervisão, contribuindo para a eficiência e organização do ambiente de trabalho.

• Receber as demandas de eventos provenientes dos contratos firmados com clientes, órgãos públicos e demais contratantes.
• Realizar o lançamento das ordens de serviço no sistema da empresa, garantindo que todas as informações estejam completas e corretas.
• Conferir especificações técnicas, quantitativos, locais de execução e demais informações constantes nas ordens de serviço.
• Manter contato com representantes dos órgãos contratantes para esclarecer dúvidas e obter informações complementares sobre a execução dos eventos.
• Levantar informações técnicas do local do evento, como características do terreno, acessos, restrições, infraestrutura disponível e demais condições que possam impactar a montagem.
• Solicitar fotografias, plantas, croquis ou outras informações que auxiliem o planejamento da operação.
• Identificar a necessidade de subcontratação de materiais, equipamentos ou serviços, encaminhando as demandas ao setor responsável.
• Acompanhar a disponibilidade dos itens necessários para atendimento dos eventos.
• Garantir que todas as informações necessárias sejam repassadas de forma clara e organizada à equipe de logística operacional.
• Apoiar o Coordenador de Contratos no acompanhamento dos cronogramas e no controle das demandas.
• Atualizar sistemas, planilhas e controles internos relacionados aos contratos e eventos.
• Organizar documentos físicos e digitais referentes aos contratos sob sua responsabilidade.
• Contribuir para a padronização dos processos administrativos do setor e para a melhoria contínua das rotinas.