Secretaria Executiva Bilingue

. Objetivo do Cargo

Prestar suporte executivo e administrativo à Presidência e Diretoria, assegurando a organização e eficiência das atividades estratégicas e operacionais da liderança. Gerenciar agendas, compromissos, comunicações internas e externas, eventos corporativos e demandas administrativas, garantindo sigilo, agilidade e excelência nos processos de apoio executivo.

3. Principais Responsabilidades

• Gerenciar e organizar a agenda da Presidência e Diretoria, coordenando reuniões, compromissos, viagens e eventos;
• Controlar e acompanhar prazos, compromissos e demandas estratégicas da liderança;
• Preparar, revisar e organizar apresentações, relatórios gerenciais, comunicados e documentos corporativos;
• Realizar interface entre a Diretoria, gestores, colaboradores, clientes, fornecedores e demais stakeholders;
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, providenciando infraestrutura, materiais e registros necessários;
• Administrar correspondências, documentos confidenciais e informações estratégicas da empresa;
• Coordenar logística de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, passagens, hospedagens e prestação de contas;
• Elaborar atas de reuniões e acompanhar o cumprimento de decisões e planos de ação;
• Apoiar projetos corporativos e iniciativas estratégicas conduzidas pela Diretoria;
• Manter arquivos físicos e digitais organizados, garantindo controle documental e fácil acesso às informações;
• Assegurar a confidencialidade de informações sensíveis relacionadas à empresa e à alta gestão;
• Dar suporte às atividades administrativas da Presidência, contribuindo para a eficiência e produtividade da liderança.

4. Requisitos e Qualificações

Formação

• Ensino Superior completo ou em andamento em Administração de Empresas, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
• Cursos complementares em Secretariado Executivo, Gestão Administrativa ou Gestão de Projetos serão considerados diferenciais.

Experiência

• Experiência comprovada em atividades de suporte executivo, secretariado ou assistência à alta liderança;
• Vivência em gestão de agendas executivas, organização de reuniões e eventos corporativos;
• Experiência no suporte administrativo à Diretoria ou Presidência;
• Atuação anterior em ambientes corporativos de médio ou grande porte será considerada diferencial.

Idiomas

• Inglês fluente para comunicação verbal e escrita.

Diferenciais

• Experiência com organização de viagens internacionais;
• Conhecimento em ferramentas de gestão de projetos e produtividade;
• Experiência com elaboração de apresentações executivas;
• Vivência em atendimento a executivos de alta gestão.

5. Competências Técnicas (Hard Skills)

• Gestão de agenda executiva;
• Organização de reuniões e eventos corporativos;
• Gestão documental e controle de informações;
• Elaboração de relatórios e apresentações executivas;
• Planejamento e organização de viagens corporativas;
• Pacote Office avançado (Excel, Word, PowerPoint e Outlook);
• Ferramentas de videoconferência e colaboração corporativa;
• Redação empresarial;
• Gestão de processos administrativos;
• Inglês avançado/fluente.

6. Competências Comportamentais (Soft Skills)

• Discrição e confidencialidade;
• Comunicação clara e profissional;
• Organização e gestão do tempo;
• Proatividade;
• Senso de prioridade;
• Relacionamento interpessoal;
• Inteligência emocional;
• Flexibilidade e adaptabilidade;
• Atenção aos detalhes;
• Capacidade de resolução de problemas;

 

 

• Trabalho em equipe;
• Orientação para resultados.

 

8. Benefícios

• Assistência Médica Alice Saúde;
• Vale Refeição de R$ 44,00 por dia;
• Vale Transporte;
• Day Off no aniversário;
• TotalPass;
• Auxílio-creche para crianças de até 6 anos;
• Licença-paternidade estendida de 1 mês.

9. Condições e Ambiente de Trabalho

• Atuação 100% presencial;
• Interação direta com a Presidência e alta liderança;
• Ambiente dinâmico e estratégico;
• Participação em projetos corporativos e iniciativas de negócio;
• Contato frequente com diversas áreas da organização;
• Oportunidade de desenvolvimento profissional em ambiente de crescimento e inovação;
• Atuação em atividades que exigem elevado nível de organização, confidencialidade e relacionamento interpessoal.