Secretária Executiva

Somos uma empresa brasileira especializada na fabricação de painéis de MDF e compensado. Iniciamos nossa jornada em 1984 e, ao longo dos anos, expandimos nossas operações, contando agora com três fábricas estrategicamente localizadas no sul do país: Caçador/SC, Santa Cecília/SC e Palmas/PR. Temos orgulho de desempenhar um importante papel no desenvolvimento industrial da região, proporcionando produtos de alta qualidade com certificações internacionais que atendem aos mais exigentes mercados. Nosso compromisso com o desenvolvimento responsável e sustentável é uma parte fundamental do nosso DNA. ✨Responsabilidades e atribuiçõesOrganizar e controlar a agenda da diretoria, incluindo compromissos, reuniões, viagens e eventos. Gerenciar a comunicação interna e externa, incluindo e-mails, telefone e correspondências, atuando como ponto focal para contato com a diretoria. Elaborar e revisar documentos como relatórios, atas, cartas, memorandos, apresentações e outros materiais necessários para a diretoria.Coletar, organizar, analisar e distribuir informações relevantes para a diretoria, utilizando ferramentas como planilhas, bancos de dados e sistemas de gestão. Auxiliar a diretoria em reuniões, preparando materiais, registrando atas e acompanhando o andamento das discussões. Facilitar a comunicação e interação das equipes administrativas e produtivas com a Diretoria, de forma objetiva e imparcial. Atuar como ponto de contato entre a diretoria e outros departamentos da empresa, facilitando a comunicação e o fluxo de informações.Prestar suporte administrativo geral à diretoria, como controle de arquivos, organização de materiais, gestão de estoque e apoio em tarefas diversas. Reportar para Diretoria informações relacionadas à reuniões, eventos, bem como, manter e comunicar o planejamento e organização da agenda de compromissos. Fazer a gestão de assinaturas dos contratos de todas as áreas na plataforma D4Sign. Planejar e organizar eventos externos, viagens e compromissos da diretoria, cuidando de todos os detalhes, como reservas, transporte, hospedagem e documentação. Planejar e organizar eventos internos, jantares e festas em geral, em ocasiões especiais, além de recepcionar visitantes. Recepcionar visitantes e clientes da diretoria, fornecendo informações e direcionando-os adequadamente. Organizar brindes/presentes à fornecedores, clientes e amigos ligados diretamente a Diretoria, tanto em datas comemorativas quanto em visitas agendadas. Planejar, organizar e assessorar funcionários nas viagens nacionais e internacionais, realizando cotações, compras de passagens aéreas, reservas de hotel, reservas de carros próprios e terceirizados, cadastro em feiras nacionais e internacionais, bem como apoiar remotamente quando necessário. Assegurar a organização e manutenção do ambiente de trabalho da diretoria, garantindo que tudo esteja em ordem para o bom funcionamento das atividades. Acompanhar a elaboração do orçamento de gastos gerais e de investimentos da sua área. Zelar pela limpeza e organização dos diversos setores, como: escritórios e acessos comuns como: salas de reuniões, cozinha, pátios adm. e banheiros. Orientar e acompanhar as equipes da copa, cozinha, zeladoria da área administrativa central. Coordenar e acompanhar os serviços de jardinagem em todo pátio adm. (área de convivência interna e externa). Acompanhar a manutenção, limpeza e jardinagem no aeroporto e hangar. Controlar as compras para cozinha, banheiros e jardinagem. Acompanhar o controle de documentos pessoais da direção, renovações de passaporte, vistos, habilitação e manutenção de veículos. Apoiar os Diretores em agendamentos de consultas, controle de medicamentos, acompanhamento de cardápios nutricionais, bem como, solicitar compra para os lanches semanais. Receber e enviar para pagamento, despesas pessoais da diretoria quando necessário.Administrar o controle dos carros internos (manutenção, abastecimento, agendamento das viagens e etc). Auxiliar a área de ASG nos processos de doações e patrocínios, recebendo solicitações e participando das aprovações. Zelar pelo cumprimento das políticas e normas da empresa, bem como regulamentos da segurança do trabalho. Executar outras atividades correlatas e inerentes à função, conforme necessidade da área.Requisitos e qualificações Ensino Superior Completo;Experiência de 3 anos na função ou similar. Informações adicionais🚎 Vale transporte; 🦷 Plano odontológico; 🏋🏼 Wellhub; 🍝 Vale alimentação por dia útil; 🤝 Seguro de Vida; 🩺 Cartão convênios/ farmácia; 🩺 Unimed Nacional; 📈 PLR (Participação nos lucros ou resultados); 📒 Auxílio educação conforme política.