Secretaria Executiva PJ

Atuar no apoio ao diretor e presidente, organiza agenda, correspondências, comunicados e outros documentos. Administra compromissos, horários de reuniões e viagens. Identifica os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa.

Presta auxílio e assistência à diretores e presidentes de empresas, responsabilizando-se por atividades operacionais que são essenciais para que estes profissionais tenham mais controle e organização de seu trabalho.

As funções de uma secretária executiva variam de acordo com o segmento da empresa em que o executivo estará atuando. Por exemplo, executivos de empresas do ramo Jurídico ou de Tecnologia precisam de diferentes tipos de assistência em seu dia a dia.

Geralmente, desenvolve atividades como:

• Controlar a agenda do executivo, sendo a responsável por agendar ou desmarcar reuniões, planejar viagens e etc.
• Organizar ambientes para reuniões, festas e eventos da empresa.
• Auxiliar os departamentos que precisam de contato ou apoio do executivo
• Elaborar atas de reuniões, ofícios e comunicados.
• Receber, conferir e encaminhar documentações sendo a responsável pela organização de arquivos e documentos de posse do executivo.
• Realizar atendimento telefônico ou presencial à clientes, parceiros ou outros indivíduos que entrem em contato com o executivo.
• Elaboração de relatórios e apresentações.

• Controle de pagamentos e reembolsos pertinentes ao executivo.

Em resumo, suas funções giram em torno de auxiliar o executivo a desenvolver o seu trabalho, facilitando sua comunicação com outros profissionais e organizando e controlando agendas e documentações. Além disso, também contribui para o desenvolvimento e ações estratégicas da organização.