Assistente Administrativo

Oferecer suporte administrativo, operacional e de recepção ao escritório, atuando de forma integrada às rotinas de gestão e garantindo o bom funcionamento do ambiente físico e institucional.

Atendimento cordial e eficiente, tanto nas demandas de recepção quanto nas rotinas internas.

 

1. Atendimento e Recepção

• Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade, boa apresentação e comunicação adequada ao ambiente jurídico;
• Controlar ligações, correspondências, visitas e agendamentos, garantindo que as demandas sejam direcionadas com agilidade;
• Manter a recepção e áreas comuns organizadas, limpas e visualmente harmônicas, assegurando a boa representação institucional do escritório.

2. Apoio Administrativo e Operacional

• Executar rotinas administrativas, como digitalização de documentos, atualização de planilhas, organização de arquivos físicos e digitais;
• Auxiliar em cotações, compras e controle de estoque de materiais (escritório, higiene, café e suprimentos gerais);
• Dar suporte ao financeiro em demandas simples, como entrega de documentos, pagamentos menores, conferência de notas e recibos;
• Manter controle de serviços de manutenção, limpeza e pequenos reparos, acompanhando fornecedores quando necessário;
• Monitorar as condições do escritório (equipamentos, ar-condicionado, iluminação, copa, banheiros, salas de reunião), reportando irregularidades e acionando o suporte adequado;
• Apoiar a organização de reuniões e eventos internos, preparando salas, coffee breaks e materiais de apoio.
  
  3. Suporte às Áreas de Gestão
• Apoiar RH e Financeiro em atividades de rotina (distribuição de holerites, comunicação interna, apoio logístico em auditorias e reuniões);
• Acompanhar contratos de serviços e fornecedores (limpeza, manutenção predial, internet, telefonia, segurança, entre outros);
• Contribuir para melhorias contínuas nas rotinas administrativas, sugerindo otimizações e boas práticas.

4. Departamento Pessoal (DP)

• Receber documentação de novos colaboradores e realizar o cadastro na planilha;
  Conferir documentação para admissão, garantindo que todas as informações estejam corretas e completas;
• Realizar atendimentos presenciais e telefônicos a colaboradores, gestores e parceiros externos;
• Arquivar e organizar documentos relacionados aos colaboradores (atestados, ASOs, férias, rescisões e demais registros);
• Monitorar prazos de exames ocupacionais (admissionais, periódicos e demissionais) por meio de planilhas de controle, assegurando a conformidade legal;
• Formalizar avisos de desligamento, solicitar cálculos rescisórios e realizar o agendamento de homologações quando necessário;
• Auxiliar na solicitação e controle mensal de benefícios (vale-transporte, vale-alimentação e outros);
• Apoiar na elaboração da folha de pagamento, conferindo informações e enviando os dados mensalmente para a contabilidade;
• Manter o controle dos contratos de estagiários (admissão, prazos, renovações e encerramentos);
• Controlar processos de desligamento e organizar documentação associada;
• Gerenciar ausências combinadas, atestados e justificativas, mantendo registros organizados e atualizados.