Coordenador(a) de Eventos | Produção e Logística

Estamos conduzindo um processo seletivo para uma empresa especializada em soluções audiovisuais e produção de eventos.

Buscamos um(a) profissional organizado(a), resolutivo(a) e com experiência prática na operação de eventos para coordenar todas as etapas logísticas da produção. A posição será responsável pelo planejamento das necessidades de cada projeto, contratação e acompanhamento de fornecedores, organização das equipes técnicas, controle dos custos e fechamento financeiro após a realização dos eventos.

Essa oportunidade é indicada para quem possui facilidade para lidar com diferentes fornecedores, consegue organizar várias demandas simultaneamente e mantém agilidade para solucionar imprevistos durante a montagem, execução e desmontagem dos eventos.

Principais responsabilidades:

• Planejar e coordenar a logística dos eventos, incluindo transporte aéreo e terrestre, hospedagem, alimentação, traslados e demais necessidades das equipes técnicas e operacionais;
• Realizar cotações, orçamentos e negociações com fornecedores, buscando as melhores condições para cada projeto;
• Contratar e acompanhar fornecedores de audiovisual, cenografia, montagem, iluminação, sonorização, segurança, limpeza e demais serviços envolvidos na produção;
• Elaborar cronogramas, checklists e controles para garantir o cumprimento dos prazos e das etapas previstas;
• Organizar as escalas dos prestadores de serviços e das equipes técnicas e operacionais envolvidas em cada evento;
• Acompanhar e validar a atuação dos profissionais durante a montagem, realização e desmontagem dos eventos;
• Estar presencialmente nos eventos, acompanhando a operação e solucionando possíveis imprevistos;
• Controlar os custos e despesas de cada projeto, respeitando o orçamento aprovado;
• Realizar o fechamento financeiro dos eventos, conferindo contratos, notas fiscais, recibos e comprovantes;
• Organizar a prestação de contas e encaminhar as informações ao setor financeiro para pagamento dos fornecedores;
• Manter comunicação constante com clientes, fornecedores, parceiros e equipes internas.

• Vivência anterior em produção, coordenação ou operação de eventos;
• Vivência com contratação, negociação e acompanhamento de fornecedores;
• Conhecimento em logística de eventos;
• Vivência com elaboração e controle de orçamentos;
• Noções de prestação de contas e fechamento financeiro;
• Conhecimento do Pacote Office, especialmente Excel;
• Ensino Superior completo ou cursando em Eventos, Turismo, Hotelaria, Administração, Marketing, Produção Cultural, Relações Públicas ou áreas relacionadas;
• Disponibilidade para atuação presencial no Shopping Frei Caneca, região central de São Paulo;
• Disponibilidade para viagens e para acompanhar eventos em horários flexíveis, incluindo eventualmente período noturno, finais de semana e feriados.

Diferenciais

• Vivência em eventos corporativos, feiras, congressos ou grandes produções;
• Vivência com fornecedores de audiovisual, cenografia, iluminação, sonorização ou montagem;
• Conhecimento em sistemas de gestão de eventos ou ERP;
• CNH categoria B.

Perfil que buscamos

• Procuramos uma pessoa organizada, comunicativa e com senso de urgência, que consiga acompanhar diferentes demandas ao mesmo tempo sem perder o controle dos prazos, custos e detalhes da operação.
• É importante possuir postura prática, habilidade para negociar, facilidade para conduzir fornecedores e equilíbrio para tomar decisões diante de imprevistos.
• A vaga requer presença na operação e disposição para atuar diretamente na solução dos problemas, não apenas no planejamento administrativo.