Assistente de Operações Administrativa

Garantir o suporte às rotinas administrativas e de facilities da empresa, assegurando o funcionamento adequado da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais, o controle de fornecedores e a organização dos ambientes corporativos, contribuindo para uma experiência positiva dos colaboradores e visitantes. Responsabilidades e atribuições1. Infraestrutura, Abertura e FacilitiesRealizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos.Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade.Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades.2. Recepção, Atendimento e FluxoControlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas.Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço.Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas.Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras.3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice)Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis.Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade.Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega.Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes.Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas.Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados.Requisitos e qualificaçõesEnsino Médio Completo;Experiência em rotinas administrativas.Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.Conhecimento intermediário em Excel.Conhecimento do Pacote Office.Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.Boa comunicação verbal e escrita.Diferencial:Experiência em Facilities.Experiência com sistemas ERP.Experiência com gestão de contratos e fornecedores.Experiência em ambiente corporativo.Conhecimento em processos financeiros administrativos.Desejável: Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas. Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados;Vivência com documentação de processos, requisitos ou fluxos;Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio);Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários;Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares;Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX.Diferencial:Experiência em Facilities;Experiência com sistemas ERP;Experiência com gestão de contratos e fornecedores;Experiência em ambiente corporativo;Conhecimento em processos financeiros administrativos.Informações adicionais Modelo de trabalho: Presencial.Modelo de contratação: CLT.