Recepcionista / Auxiliar de Escritório

O Grupo CI é Líder em edutainment, unimos educação + entretenimento, nossa missão é impulsionar o desenvolvimento dos nossos clientes por meio da jornada de aprendizagem e experiências pelo mundo com imersão, interação e diversão.

Somos um grupo sólido, com presença no Brasil e no exterior, que há mais de 35anos no mercado, proporcionando vivências únicas para o desenvolvimento pessoal e profissional de diferentes gerações através de modelo de negócio dê intercâmbios (CI Intercambio, viagens pedagógicas (Trilha Educação) e formaturas (Amaze Viagens).

Na CI, a gente valoriza:

Pessoas: Os colaboradores são o maior patrimônio de qualquer empresa. São nossos mais de 300 especialistas que fazem a diferença no dia a dia da Rede CI.

Clientes: Para a CI, cada viagem é única e cada viajante é especial. É preciso ser criativo sempre, na busca constante por produtos e serviços diferenciados.

Ética e Respeito: Essas são as premissas que norteiam o crescimento da Rede CI e seu relacionamento com o mercado.

Tradição: A CI carrega uma história com mais de três décadas de sucesso e qualidade reconhecida no mercado. A transparência e o comprometimento com a qualidade da informação são um dos fatores que tornaram a CI uma das maiores empresas de intercâmbio e turismo jovem do mundo.

Venha fazer parte da nossa equipe = )

Responsabilidades: 

• Recepção e Atendimento: Recepcionar e atender clientes, prestadores de serviços e visitantes de forma cordial, eficiente e profissional, garantindo uma boa experiência de atendimento. Manter a recepção sempre organizada, limpa e adequada para receber o público;
• Manutenção de Equipamentos: Operar a máquina de café, zelando pelo seu correto funcionamento, limpeza e abastecimento;
• Gestão e Apoio às Reuniões: Prestar suporte na organização e preparação das salas de reunião sempre que solicitado, garantindo que os ambientes estejam organizados e adequados para receber , parceiros, clientes e visitantes. Quando necessário, providenciar água, copos, café e demais itens de apoio para reuniões, especialmente em encontros com diretores, clientes e visitas institucionais;
• Controle de Estoque: Controlar e monitorar o estoque de materiais de escritório, limpeza e copa , acompanhando o consumo e identificando antecipadamente a necessidade de reposição. Realizar as solicitações de compra com antecedência, garantindo a disponibilidade dos materiais e a continuidade das atividades da empresa;
• Envio de Correspondências, Documentos e Encomendas: Efetuar o despacho de correspondências e encomendas por meio dos Correios e transportadoras, garantindo que os envios sejam realizados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos. Realizar o controle e mapeamento dos envios para conferência e fechamento das faturas mensais;
• Despacho de Documentos Importantes: Realizar o envio de documentos oficiais, certificados e demais materiais de alto valor documental com total atenção e responsabilidade, utilizando embalagens adequadas para garantir sua integridade durante o transporte. Conferir cuidadosamente os destinatários, endereços e conteúdos antes do envio, assegurando que clientes e lojas recebam os documentos em perfeitas condições;
• Digitalização de Documentos: Digitalizar documentos provenientes das escolas para a equipe operacional, garantindo qualidade, organização e envio correto para as áreas responsáveis, lojas e clientes;
• Preparação e Envio de Kits: Preparar, conferir e despachar kits de embarque conforme as solicitações das áreas, assegurando a correta separação dos materiais e o cumprimento dos prazos.
  Distribuição de Materiais de Limpeza: Distribuir materiais de limpeza para a equipe responsável, mantendo o controle da disponibilidade e organização dos itens;
• Gestão de Contas e Faturas: Realizar a emissão e obtenção das faturas de concessionárias e prestadores de serviços por meio de sites e aplicativos, incluindo SABESP, ENEL, CPFL, CELESC e SANASA, garantindo que as contas sejam encaminhadas à Gestora Administrativa dentro dos prazos estabelecidos para pagamento;
• Gestão de Contas de Telefonia: Monitorar o recebimento das faturas da Claro encaminhadas ao e-mail da Distribuição, realizando o envio imediato de todas as contas para a Gestora Administrativa, garantindo o correto fluxo para pagamento;
• Cotações: Realizar cotações de materiais, serviços e fornecedores sempre que solicitado, buscando as melhores condições comerciais, qualidade e custo-benefício para a empresa;
• Organização e Apoio Administrativo: Prestar suporte às atividades administrativas da empresa, colaborando com diferentes áreas, mantendo a organização dos processos e contribuindo para o bom funcionamento das rotinas administrativas.

• Ensino médio completo;
• Conhecimento Básico em Excel;
• Conhecimento anterior em funções de atendimento ou recepção;
• Proativo, bom relacionamento interpessoal, organização, foco e boa comunicação.